To je dio CNET-ovog #adulting niza priča koje će vam pomoći da shvatite kako živjeti, raditi i igrati se sada kada ste odrasli.
Ako imate posao - ili idete u školu ili jednostavno dišete - u 2017. vjerojatno se oslanjate na e-poštu kako biste sve obavili. I dok ste vjerojatno e-poštom poslali dobar dio svog života, slanje e-pošte suradnicima i šefovima razlikuje se od slanja poruka vašoj mami ili vašem prijatelju.
Pišem e-poštu profesionalno za klijente oko 10 godina. Evo mojih najboljih savjeta za otvaranje e-pošte, čitanje i odgovaranje svaki put.
1. Ne trošite redak predmeta
U naslovu je prva (a ponekad i posljednja) prilika da nekoga otvorite. Ne šikajte s temom koja kaže "Bok!" To čitatelju ništa ne govori. Ako vas ne poznaju osobno, pretpostavit će da je vaša e-pošta neželjena i da je briše.
Najbolji redak sažima ono o čemu se radi u e-pošti. Evo nekoliko dobrih primjera:
- Pitanje o sastanku u utorak
- Trebate pomoć s novim softverom
- Poznajete li Jim Smitha?
- Korisne povratne informacije o konferenciji u New Yorku
Imajte na umu da se linije predmeta isključuju, osobito na mobilnim uređajima. Dakle, držite ga kratko, zanimljivo i do točke.
2. Dodajte osjećaj žurnosti (... ako je hitno)
Još jedan savjet za otvaranje je dodavanje osjećaja hitnosti predmetu - ako i samo ako je hitno. Korištenje zaključavanja kape je super za ovo, ali ga koristite štedljivo. Evo nekoliko primjera:
- Trebam vašu tablicu ASAP
- HITNO: Jeste li već glasovali?
- UPOZORENJE: Treba vam pomoć u sobi za sastanke
- RSVP: Trebate vaš odgovor od EOD
- VRIJEME: Prijavite se do 18 sati danas
Navedeno je korisno samo kada vam je potrebna e-mail poruka pročitana i hitno odgovoreno. Kada se prekomjerno koriste, ove pripreme brzo gube svoj ždrijeb.
3. Budite povremeni i koristite imena
Ako šaljete e-poštu nekome tko vas ne poznaje, svakako otvorite ime osobe. To čini e-poštu manje neželjenom i osobnijom. Neobavezna e-pošta može početi: "Bok Anna!" Ako je e-pošta formalnija, idite s nečim poput: "Zdravo Anna Jones" ili "Draga gospođica Jones."
Čak i ako e-pošta može biti formalna, možda ćete imati više sreće s neočekivano povremenom taktikom. Ova vrsta e-pošte osjeća se osobno i opušteno, ali ne i invazivno. Reći hi, koristeći svoje ime i spomenuti nešto osobno i specifično za primatelja može se e-mail na taj povremeni mjesto bez overstepping. Neke stvari koje možete reći su:
- Bilo je sjajno upoznati vas prošli tjedan
- Voleo si svoj tweet / Facebook post / itd. o [ispunite prazno ovdje]
- Vaš razgovor na konferenciji [ispunite prazno] bio je osobito koristan za mene jer [popunite prazno]
Ovaj povremeni pristup može učiniti da se primatelj osjeća opušteno i osjetljivije. Koristim kauzalni pristup 90% vremena i to djeluje. Spašavam formalno za vladine dužnosnike i izvršne direktore velikih korporacija.
Čak iu formalnim porukama e-pošte, počevši s komplimentom ili pozitivnim osobnim iskustvom, čitatelj može odmah uložiti u vašu e-poštu i spremnije odgovoriti. Samo kratko.
4. doći do točke
Razmislite o tome kako provjeravate pristiglu poštu i određujete njezine prioritete. Šanse su da prelazite kroz brojne poruke e-pošte kako biste utvrdili što treba odmah reagirati i što se može odgoditi. Dakle, ne gubite vrijeme s preambulama. Odmah dođite do točke, a zatim dodajte u bilo koji objašnjivač ili popratne informacije. Nitko nema vremena gaziti putem e-pošte kako bi shvatio što želite.
Kada je prikladno, popis s grafičkim oznakama može pomoći čitatelju da brzo shvati što vam je potrebno.
5. Držite ga kratko
Čak i ako odmah dođete do točke, ne idite dalje. Uključite samo najvažnije informacije, a zatim prestanite tipkati. Ozbiljno. Dugi blok teksta samo će vas primatelje uzdahnuti i odlučiti da će se vratiti i kasnije pročitati vašu e-poštu kada imaju više vremena. Pogodi što? Vaša e-pošta brzo će se zaboraviti i nikada vam se neće vratiti.
6. Dodajte poziv na radnju
Ako želite da primatelj djeluje, recite to. Dajte im upute o tome što vam je potrebno, kao odgovor na određeno vrijeme i datum. To se naziva poziv na radnju (CTA) u profesionalnom biznisu za pisanje e-pošte.
7. Olakšajte
Pobrinite se da je primatelju što je moguće lakše učiniti ono što tražite. Dodajte vezu na koju želite kliknuti, telefonski broj koji želite nazvati ili dokument koji želite pročitati ako vam je potrebno više od odgovora koji je poslan putem e-pošte.
8. Dodajte rok
Nemojte zaboraviti dodati osjećaj hitnosti tako što ćete primatelju dati rok za njihovu akciju, ako možete. Isto tako, maniri su neophodni kako bi spriječili da vaš poziv na akciju bude zahtjevan. Recite molim vas i hvala vam što ste ublažili svoj zahtjev.
Evo nekoliko primjera:
- Možete li mi poslati odgovor od EOD? Hvala!
- Možete li ugoditi RSVP koristeći ovaj link do podneva?
- Molim vas, nazovite me do 9 sati. Moj broj mobitela je 000-0000.
- Molimo vas da se pridružite ostatku tima u našoj Slack grupi: abc123.slack Lozinka: 1234
Ovisno o hitnosti vašeg zahtjeva, to bi također moglo pomoći pozvati primatelja da odgovori čak i ako rok ne funkcionira. Na taj način možete voditi dijalog koji pomaže izbjeći odustajanje.
9. Ne zaboravite svoje ime
Završite e-poštu zahvaljujući vašem imenu i imenu. Nemojte samo pretpostavljati da znaju od koga je e-pošta. U stvari, svakako uredite automatski potpis svog računa e-pošte svojim punim imenom, zanimanjem ili položajem te podatke za kontakt tako da se automatski popune u svakoj poruci e-pošte.
10. Nastavak
Nakon što je rok istekao, nemojte se bojati poslati e-poruku primatelju da provjeri njihov odgovor. Ponekad vam ljudi namjeravaju odgovoriti, ali oni samo zaboravljaju.
Evo nekoliko redaka za praćenje koje možete ukrasti:
- Bok (ime), primijetio sam da mi se niste javili (tema). Možete li mi se vratiti (vrijeme)? Hvala!
- Pozdrav (ime), jeste li vidjeli moju e-poštu o temi? Kad bih mogao dobiti odgovor od (vrijeme) to bi bilo fantastično. Hvala!
Poznavanje umjetnosti učinkovite e-pošte može vas primijetiti. Koristite ove elemente i dobit ćete rezultate. Tko zna? Vaše vještine slanja e-pošte mogu vas čak pomaknuti na ljestvici na poslu.
Ostavite Komentar