Kratkoća je duša e-pošte

Nemate vremena za razvrstavanje stotina stručnih mišljenja o tome kako obuzdati odbjeglu pristiglu poštu. Zbog toga sam te sortirala.

Kao što sam radio svoj put kroz desetak tih strategija za jačanje produktivnosti e-pošte, pojavila se tema: Držite to kratko.

U tom duhu i bez daljnjeg odgađanja, ovdje su vrh prijedlozi produktivnosti gurue za izbjegavanje e-mail vrijeme odvodi.

Ne dopustite da pristigla pošta postavi vaš raspored

Ja sam jedan od onih ljudi koji posjećuju njegov pretinac prije nego što popijem kavu ili ujutro otvorim novine (sjetite se novina?). Zato mi je prvi savjet koji je ponudila Audrey Thomas iz OrganizedAudrey.com, bacila me na petlju, pričekajte sat vremena u svom radnom danu prije nego što provjerite svoju e-poštu.

Budući da mnogi od nas komuniciraju s ljudima daleko izvan naše vremenske zone, ovaj prijedlog će biti teško pratiti. Međutim, posljednji od 10 Audreyinih savjeta je jedan koji iskreno podržavam (s jednom kvalifikacijom): Isključite sve obavijesti e-poštom. Uostalom, tko je šef, ti ili tvoja pristigla pošta?

Kvalifikacija je da možda želite postaviti upozorenja za poštu koju primate od osoba koje bi vam zapravo mogle poslati hitnu poruku. U tom slučaju možete stvoriti pravilo koje vas upozorava putem tekstualne poruke kada primate poštu od te osobe (objasnit ću taj postupak u budućem postu) ili koristiti uslugu kao što je AwayFind.

Opisao sam kako koristiti AwayFind u postu od studenog 2012. pod naslovom "Kako utišati obavijesti na pametnim telefonima i tabletima" (pomaknite se do dna posta za informacije o aplikaciji). AwayFind košta 5 $ mjesečno za jedan račun e-pošte i 15 $ mjesečno za do pet računa; i osobni i profesionalni računi dolaze s besplatnim 30-dnevnim probama.

Pravilo od pet rečenica štedi vaše vrijeme i njihovo

Baš kao što postoje ljudi koji vole zvuk vlastitog glasa, mnogi od nas vjeruju da primatelji naših poruka pronalaze našu prove za e-poštu. Ne tako. Poduzetnička Stephanie Vozza naziva pravilo e-pošte s pet rečenica "spasiteljem produktivnosti".

Vozza preporučuje stavljanje postscripta na dno poruka koje glasi: "Da bih uštedio vaše vrijeme i moje, sve svoje odgovore ograničavam na pet rečenica ili manje." Zapravo, pravilo od pet rečenica ne odnosi se samo na odgovore. Vozza citira serijskog poduzetnika Guya Kawasakija: "Manje od pet rečenica je često naglo i nepristojno, više od pet rečenica troši vrijeme".

Kawasaki vjeruje da bi e-mailovi trebali odgovoriti na pet pitanja: tko ste, što želite, zašto pitate, zašto bi primatelj trebao učiniti ono što tražite, i što je sljedeći korak. Jedina iznimka od pravila o pet rečenica je kada nekoga hvalite. Tada Kawasaki predlaže da "nastavite koliko god želite".

TLA-ovi mogu biti RTS-ovi (štediše u stvarnom vremenu)

Jedan od najboljih načina da preusmjerite poruku za manje vremena je da ga uložite u predmetnu temu pomoću TLA (akronima s tri slova). "McDeown" tvrtke "McDrive" izrezuje "naslov teme" u odjeljku "Ključ za produktivnost e-pošte? Bolju temu".

Kada je dovoljan odgovor na dvije ili tri riječi ili jednostavno potvrdite primitak poruke, možete odgovoriti bez izvorne poruke i početi redak s naslovom "Got it; will do (eom)" kako bi označio primatelja koji ne treba " t otvorite poruku. Osim "eom" (kraj poruke), McKeown predlaže nekoliko drugih TLA-ova za temu: NRR (nije potreban odgovor), Y / N (da / ne pitanje), RB [T] (odgovor na postavljeno vrijeme / datum) ), AB [T] (akcija prema zadanom vremenu / datumu), i PYR (prema vašem zahtjevu), što se meni čini previše očiglednim, a možda čak i malo snarky.

Za slanje ili ne?

Mnogi stručnjaci za produktivnost e-pošte inzistiraju na tome da provjerite je li pristigla pošta prazna na kraju svakog radnog dana. Imam suprotan pristup: moja pristigla pošta je arhiva poruka za pretraživanje. Međutim, spremno prihvaćam prednosti organiziranog sustava za pohranu pošte.

Ključ takvog sustava je stvaranje mapa u koje postavljate poruke na temelju različitih kriterija. Medium.com George Kao je osmislio sustav e-pošte od sedam kategorija za koji tvrdi da ispunjava sve poruke koje ćete vjerojatno primiti.

Sa stajališta produktivnosti, najvažnija od sedam kategorija Kao je prva: Nema potrebe za odgovorom ili čitanjem, što je meni jednako "izbrisati". Ostale kategorije su datoteke daleko, izborni odgovor, izborno čitanje, traženi odgovor danas, potrebna reakcija kasnije i praćenje. Kao ističe da će neke od ovih kategorija zahtijevati potkategorije.

Povezane priče

  • Dropbox dobiva brbljanje i kupuje chat uslugu Zulip na radnom mjestu
  • WhatsApp CEO: Nećemo kompromitirati vašu privatnost za Facebook
  • Izbrišite i upravljajte starim porukama u usluzi Mail
  • Twitter navodno planira osigurati poruke od njuškanja

Ako je sedam kategorija pošte za vas previše, Forbesova Susan Adams preporučuje pristup "tri-okus" za upravljanje poštom stručnjaka za produktivnost Marka Hursta: irelevantan, relevantan, ali ne djelotvoran i djeljiv.

U prvoj kategoriji su spam i "odgovori-sve" poruke, koje Hurst kaže da ih morate odmah izbrisati. Mail u drugoj kategoriji treba arhivirati, prema Hurstu. To ostavlja samo poruke koje Hurst naziva "radom", što preporučuje da premjestite u mapu "obveza".

Prije mnogo godina, iskusni voditelj ureda mi je rekao da je ključ za upravljanje papirom da se svaka datoteka može obraditi nekoliko puta koliko je potrebno, a po mogućnosti samo jednom. Premještanje pošte iz pretinca pristigle pošte u mapu kojoj ćete kasnije pristupiti dodaje jedan korak upravljanju e-poštom. Ali ako je vaš cilj prazan inbox, Hurstov sustav je jednako jednostavan i jasan kao i oni.

Drugi članak Forbesa objavljen ovog tjedna, a napisao ga je Cathie Ericson, nudi 5 načina kako preuzeti kontrolu nad svojom pretincu e-pošte. Ericson citira Marsha Egan iz InboxDetox.com kao preporuku da provjeravate svoju e-poštu samo tri puta dnevno: prva stvar ujutro, nakon ručka, i pri kraju radnog dana. Ako je potrebno, kaže Egan, možete dodati provjere e-pošte sredinom jutra i sredinom poslijepodneva.

Egan također preporučuje da izbjegavate otvaranje svoje aplikacije e-pošte kada ste "u bijegu" jer želite pričekati dok ne budete imali vremena odgovoriti namjerno. Osim toga, ona upozorava da ne pregledavate vašu pristiglu poštu neposredno prije spavanja jer gledanje u svijetli monitor može vas spriječiti da brzo zaspite.

Razmislite prije nego odgovorite ili uopće ne odgovarajte

Nekoliko stručnjaka za e-poštu upozorava protiv odgovora na poruke odmah, ako ne morate. Kao što ističe George Kao Medium.com, "udaljenost stvara perspektivu".

Također uzmite u obzir da za neke poruke e-pošta možda nije najučinkovitiji medij. Kada se nađete kako se suprotstavljate pravilu od pet rečenica, možda je vrijeme da podignete slušalicu ili, ako se osoba nalazi u blizini, osobno svratite da biste dostavili svoju poruku. Obratno, tekstualna poruka može biti najbolja za kratke bilješke koje treba odmah pročitati ili odgovoriti.

Iako se ne odnosi izravno na produktivnost, još jedan savjet koji se ponavlja e-mailom je da ton poruke bude pozitivan i prijateljski. Kao i kod svih elektroničkih komunikacija, ironija i drugi pokušaji humora često padaju bez odgovarajućeg pregibanja glasa ili osobnih gesta i izraza. To je još jedan razlog da razmislite o tome da podignete slušalicu ili se zaustavite kako biste poslali poruku u tijelu.

 

Ostavite Komentar