S tehnologijom koja se sve više isprepliće sa svim aspektima poslovanja, CNET @ Work vam može pomoći - kupcima u malim poduzećima s manje od pet zaposlenika - započeti s radom.

Iako je svaka mala tvrtka drugačija, postoji određeni skup aplikacija koje su potrebne gotovo svakom malom poduzeću.

Te se aplikacije obično isporučuju u uredske "pakete" i sastoje se od e-pošte, kalendara, obrade teksta i proračunske tablice. Ponekad dolaze s drugim alatima, poput upravitelja prezentacija, baze podataka ili upravitelja obrazaca i još mnogo toga. Jedan od takvih uredskih paketa je Microsoft Office, koji se uglavnom prodaje kao Office 365. Drugi je Googleov G Suite.

• Pet čimbenika koje treba uzeti u obzir prilikom premještanja u Office 365 | Microsoft Office 2016: kupi u usporedbi s pretplatom

Tržište uredskog paketa godinama je dominiralo Microsoftom u obliku paketa proizvoda Microsoft Office. Prije nego što smo postali mobilni i web-usmjeren svijet, ljudi su morali instalirati aplikacije na svoja pojedinačna računala, bilo umetanjem CD-ROM-a (unazad), DVD-om (u prošlosti), ili preuzimanjem i pokretanje instalacijskog programa.

Nesumnjivo je da su Microsoftove aplikacije za Officeove urede bile moćne i sposobne, ali su bile pretjerane za mnoge korisnike, zastrašujuće složene i izazov održavanja i upravljanja licencama.

Microsoft Office još uvijek postoji. Zapravo, to je jedan od najuspješnijih proizvoda u povijesti. Pokrenut je 1990. godine, ali njegove osnovne aplikacije, kao što su Word i Excel, pokrenute su prije 35 godina 1983. godine.

Zašto govorim o uredu kada je ovo članak u G Suiteu? Ured je 800 kilograma gorila u ovom prostoru. Da biste razumjeli gdje bi G Suite mogao odgovarati vašem poslovanju, korisno je imati neku perspektivu o uredu.

Većina malih poduzeća će općenito odabrati Office 365 ili G Suite. Koristim i jedno i drugo jer su dovoljno jeftine po stopama male tvrtke. Imam različite projekte klijenata kojima su potrebni različiti alati i imam omiljene značajke koje koristim iz oba proizvoda.

Redovito dajem ogromne prezentacije, često sa 60-70 slajdova ili više, i radim u desktop verziji PowerPointa. Softver za web-emitiranje koji koristimo samo ingestira PowerPointove slajdove i imam 20 godina mišićne memorije.

Ali također koristim G Suite.

ZDNet: Našli smo 24 usluge u oblaku za vaše poslovanje koje definitivno želite isprobati

G Suite ima standardne uredske aplikacije

Gmail koristim kao primarni alat za komunikaciju i stalno živim u njemu. 2014. prešla sam s desktop Outlook na Gmail i na trenutak nisam požalila na taj potez.

Za mene je srž G Suitea Gmail. Tri najveće prednosti su da je dostupan svugdje, ne moram brinuti o tome gdje je moja mail datoteka (što je bio problem još u doba Outlooka), a mogućnost pretraživanja je izvrsna.

Imam 18 GB e-pošte od 1997. Kada sam se preselio u Gmail, premjestio sam sve svoje Outlookove poruke u moju Gmail poštu. Iako sam od 2014. na Gmailu, mogu pretraživati ​​cijelu povijest e-pošte od 21 godine, za otprilike sekundu.

Budući da znam da će neki od vas pitati, koristio sam uslugu koja se zove YippieMove (ozbiljno, to je njihovo ime). Trebalo je oko tjedan dana, ali su se sve moje poruke savršeno prenosile s mog Office 365 računa na Gmail.

Osim Gmaila, to su standardne aplikacije koje dolaze s paketom G:

• Kalendar: jer Kalendar dobro upravlja višestrukim kalendarima, to je moj alat za blokiranje vremena za projekte

• Dokumenti: program za obradu teksta G Suite

• Listovi: proračunska tablica

• Slajdovi: osnovni prezentacijski paket

• Zadržite: veliki, mali alat za bilježenje

• Web-lokacije: graditelj web-lokacija

• Oblici: alat za izgradnju brzih, ali iznenađujuće moćnih oblika

• Hangouts: alat za razgovor poput vrste Slack

• Sastanci za Hangouts: videokonferencije hangouta

Da budem iskren, ove osnovne G poslovne poslovne aplikacije su ono što bih nazvao "dovoljno dobrim". Za većinu korisnika, za većinu aplikacija, dokumenti, listovi i ostalo su izvrsni.

To je rekao, ako ste korisnik moćne proračunske tablice koji rade matematičko modeliranje na visokoj razini, vjerojatno želite desktop Excel. Ako pišete knjigu koja treba raditi s proizvodnim sustavom, možda želite Microsoft Word ili tradicionalni paket za stolno izdavaštvo. Kao što sam spomenuo, proizvodim ogromne prezentacije, tako da je desktop verzija Microsoft PowerPointa jedini način za mene.

Međutim, velika većina korisnika nisu korisnici s vrlo specifičnim, dubokim potrebama.

Jednostavnost G Suitea ima veliku privlačnost. Nick Leffler, vlasnik kalifornijske tvrtke Exprance, tvrtke za digitalni marketing, rekao mi je: "Dugi niz godina koristim G Suite i to je bio odličan korak na svakom koraku. Umjesto pakiranja u beskorisne značajke koje kompliciraju stvari ( kao što je Office 365) čista je i jednostavna. "

Nick je izabrao G Suite jer je "to poznato tlo za većinu ljudi, tako da nema učenja raditi, samo ostaje na putu i obavlja posao."

Zašto biste platili za G Suite kada su Googleove aplikacije besplatne?

Većina ljudi zna da su Gmail i razne Googleove aplikacije kao što su Dokumenti i listovi dostupne besplatno. Zašto bi ih onda netko platio u obliku G Suite?

G Suite je dizajniran za pružanje raznih poslovnih funkcija i mogućnosti. Kasnije ću se dublje uvjeriti u većinu ovih značajki, ali evo kratkog sažetka zašto biste možda željeli kupiti pretplatu za G Suite, a ne na Googleove verzije aplikacija:

• G Suite omogućuje upravljanje korisnicima i značajke administratora za više korisnika.

• G Suite dodaje neke vrlo zanimljive sigurnosne i privatne značajke suradnje.

• G Suite omogućuje znatno povećanje prostora za pohranu.

• G Suite pruža različite razine revizije i poslovne eDiscovery.

• G Suite pruža mogućnost korištenja vlastite domene e-pošte.

• G Suite omogućuje biranje broja i dobivanje stvarne, korisne osobe za podršku.

Neki od njih su nevjerojatno korisni. Osobno cijenim dodanu pohranu, personaliziranu domenu e-pošte i podršku. Koje značajke imaju koristi od vaše tvrtke ovisit će o tome što trebate.

Pingirao sam društvene medije i pitao neke ljude kako koriste G Suite. Samantha Avneri je direktorica marketinga u tvrtki Regpack, online softverskoj tvrtki za registraciju s manje od 30 zaposlenika.

Rekla mi je: "Mi koristimo alate G Suite u našem poslu kako bismo zadržali zadatak i održali suradničku dokumentaciju na jednom mjestu, jednostavno uređivali i jednostavno pretraživali i pronalazili." Dalje mi je rekla: "Dokumenti su od neprocjenjive važnosti za moje sadržajne marketinške projekte, a listovi su jedini način prijenosa, uređivanja i dijeljenja izvješća, proračuna i još mnogo toga."

Anita Williams Weinberg je ravnateljica i kreativna direktorica u kreativnoj agenciji VerbStudios sa sjedištem u Seattleu. Anita mi je rekla: "Moj tim opsežno koristi proizvode G Suite-a, jer puno radimo s startupima. Mnogi su pokretači blokira, AI ili IoT tvrtke, tako da je Google rješenje za njih stvarno super isplativo."

Kad već govorimo o isplativosti, razgovarajmo o cijenama.

Cijene usluge G Suite jasne su i razumljive

Cijene sustava Office 365 mogu postati zbunjujuće - zbunjujuća na razini Microsofta. Postoji toliko mnogo različitih pretplata na Office - ovisno o tome jeste li pojedinac ili mala tvrtka, poduzeće ili imate postojeće korporativne licence za Windows ili Azure plan - da je gotovo nemoguće opisati sve opcije u jednom članak.

Nasuprot tome, G Suite ima tri plana: osnovni, poslovni i poduzetnički. Evo kratkog sažetka:

• Osnovna je $ 5 / mjesečno po korisniku. Dobivate sve aplikacije za pohranu od 30 GB po korisniku.

• Posao je $ 10 / mjesečno po korisniku. Dobivate pohranu od 1 TB po korisniku. Ako imate pet ili više korisnika, zapravo dobivate neograničenu pohranu. O tome ću govoriti u nastavku. Dodaje i mogućnost eDiscovery.

• Enterprise je $ 25 / mjesečno po korisniku. Enterprise planovi dolaze sa svim što je u poslovnom planu, zajedno s mnoštvom alata za administraciju i upravljanje na razini poduzeća.

To je jedna od stvari koje stvarno volim kod G Suite. To je jasno i razumljivo.

G Suite je online i ne zahtijeva instalaciju

Office 365 je zanimljiv proizvod jer je hibrid. Kada kupite pretplatu sustava Office, dobivate pristup punim verzijama osnovnih aplikacija sustava Office (koje aplikacije ovise o pretplati), kao i ograničene verzije aplikacija za mobilne uređaje i web.

G Suite je ono što mi geeks zove SaaS app, za softver kao uslugu. Pretplatili ste se na G Suite, umjesto da ga kupite. Za razliku od starog školskog softvera koji se može instalirati, kao što su osnovne aplikacije sustava Office, ne instalirate G Suite na računalo. Umjesto toga, jednostavno se prijavite na svoj G Suite račun (slično kao što biste se prijavili na Gmail).

Postoje neke mobilne aplikacije koje možete instalirati na telefon, a tu je i izvanmrežni način rada, tako da možete raditi na projektima u G Suiteu bez povezivanja s internetom. To je korisno ako putujete. Iako, osobno, kada izgubim internetsku vezu, samo sjedim i cvilim sažaljenje sve dok bitovi ne počnu ponovno teći.

Candy Bellau je vlasnik Kramerica Business Solutions LLC, pružatelja usluga računovodstva i poslovnih usluga koji se nalazi u Metairie, Louisiana, samo izvan New Orleansa. Rekla mi je: " Volim G Suite, sve je sve povezano, e-mail, kalendar, fotografije, disk, listovi. Sve je tu. Mogu pristupiti svemu što mi treba s laptopa, telefona ili bilo kojeg računala. Sve što moram učiniti Za moje poslovanje i moj život, stvari čine mnogo lakšim. "

G Suite, Kalendar i vlastita domena e-pošte

Jedna od prednosti G Suite-a je da vam omogućuje postavljanje vlastite, osobne domene kao poslužitelja e-pošte. To znači da možete imati adrese e-pošte s jedinstvenim adresama od vašeg [email protected]. Umjesto toga, možete dobiti i poslati e-poštu kao [email protected].

Sada, gmail korisnika omogućuje vam primanje i slanje pošte iz personalizirane domene. Razlika je u tome što je za to potrebno (pogotovo za slanje) potreban drugi poslužitelj e-pošte koji je domaćin te domene. G Suite upravlja hostingom domene, što znatno smanjuje komplikacije.

Apsolutno se oslanjam na Google Kalendar za upravljanje svim mojim projektima i rokovima. Upravo sada pišem ovaj članak u Google dokumentima (iako koristim i Word - uglavnom ovisi o tome što najbolje funkcionira za moje klijente). Hangouts koristim za komunikaciju s radnim timovima. Imam i terabajt podataka pohranjenih na Google disk.

G Suite pruža vrlo jednostavnu suradnju

G Suite uključuje i Google+, što je i Googleova društvena mreža. Ono što čini Google+ zanimljivim u kontekstu G Suite-a je da možete stvoriti vlastitu privatnu, sigurnu korporativnu društvenu mrežu. Dakle, dok Google+ kao konkurent Facebooku možda nije stekao značajnu vuču, korištenje mogućnosti usluge Google+ u vašoj organizaciji, privatno, moglo bi se pokazati vrlo korisnim.

Ne koristim mnogo Google+, ali koristim suradnju temeljenu na aplikaciji G Suite. Jednostavno rečeno, na zaslonu možete otvoriti proračunsku tablicu ili dokument za obradu teksta i podijeliti ga s onoliko članova vašeg tima koliko želite. Svaka može uređivati ​​i promjene se pojavljuju dok tipkaju.

Moji timovi to često koriste u telefonskim sastancima, ponekad čuvajući dva ili tri dokumenta otvorena i na zaslonu odjednom. Članovi tima mogu dodavati vlastite bilješke, uređivati ​​ćelije proračunskih tablica ili mijenjati tekst. Često ću pisati naslove odmah na pozivu, a zatim ću pokazati na njega i klijenti mogu napraviti promjene uživo. To je ogromna štednja vremena.

Shawn Breyer pokreće tvrtku Breyer Home Buyers iz Atlante, uslugu kupnje kuće. Provjerite njihovu web stranicu jer imaju zanimljiv poslovni model na domaćem tržištu prodaje. Shawn mi je rekao: "U mogućnosti smo ubrzati našu proizvodnju uz suradničke funkcije G Suite. Mogu imati pet ljudi koji rade na istoj datoteci Google Sheets-a u isto vrijeme."

Sada, da budemo pošteni, online verzije Microsoftovih temeljnih aplikacija također omogućuju izvrsnu suradnju, ali to ne umanjuje moć suradnje G Suitea. Smatram da je G Suite mnogo lakši za postavljanje, pristup i ulazak.

Googleove aplikacije također su mnogo češće u suradničkoj upotrebi. U stotinama (ako ne i tisućama) telefonskih sastanaka u kojima smo dijelili dokumente uživo, mislim da je jedini put kada smo koristili online Office 365 aplikacije kada je klijent Microsoft.

Google disk pohranjuje sve vaše dokumente u oblaku

Google disk je izravni konkurent Dropboxu, Microsoftovom OneDrive, Boxu i drugim sličnim uslugama.

Kao i kod ostalih G Suite aplikacija, tu je potrošačka i pojedinačna verzija Google diska i ona koja se peče u G Suite. Za razliku od ostalih Googleovih aplikacija, korisnici moraju plaćati Google Drive u svakom slučaju - a pojedinačna verzija može biti skuplja od pretplate za G Suite.

Pogledajmo najprije potrošačku verziju. Od danas (cijene usluga skladištenja mijenjaju se mnogo, tako da se to može promijeniti u trenutku kada ga pročitate), potrošači dobivaju 15 GB slobodnog prostora za pohranu. Ako koristite Gmail korisnika, sve vaše poruke jede u ovoj pohrani, kao i sve datoteke iz vaših aplikacija. Google dopušta i neke besplatne pohrane fotografija, budući da je potrošačka verzija Google diska ono što podržava mnoge Android telefone.

Nakon toga, 15 GB prostora za pohranu (opet, u inačici Google pogona koji nije dio paketa G), naplaćuju se ovako:

• Do 100 GB: 1, 99 USD / mjesečno

• Do 1 TB: 9, 99 USD / mjesec

• Do 10 TB: 99, 99 USD / mjesec

• Do 20 TB: $ 199.99 / mjesec

• Do 30 TB: 299, 99 USD / mjesečno

Kao što možete vidjeti, to se zbraja.

Uspoređujući ove cijene s onima u G Suiteu potrebno je malo uvrtanja mozga, ali raditi sa mnom na minutu. Za G Suite, Google ima dva modela određivanja cijena: A za pohranu po korisniku i potpuno neograničenu pohranu.

G Suite jeftina sjedala imaju pohranu po korisniku. Osnovni plan osigurava 30 GB prostora za pohranu u oblaku (zajedno sa svim ostalim značajkama G Suitea koje smo već spomenuli) za 5 USD / mjesečno. Ako je sve što ste htjeli bilo pohrana, jasno je da je potrošačka verzija od 100 HRK / mjesec bolje rješenje.

To je poslovni plan gdje stvari postaju zanimljive. Ako na poslovnom planu imate manje od pet korisnika, platit ćete 10 USD / mjesečno po korisniku i dobiti 1 TB prostora za pohranu po korisniku. To je u suštini isti posao kao i usluga za potrošače.

Ali kada imate pet ili više korisnika (na poslovnom ili poslovnom planu), odjednom imate neograničen prostor za pohranu. Ovo je veliko.

Nekada su mnoge tvrtke za pohranu u oblaku nudile neograničen prostor za pohranu, ali jedan po jedan, povlače se za tim ponudama. Sada je jedina tvrtka koju sam pronašao koja nudi neograničenu pohranu po cijeni koju mala poduzeća mogu apsorbirati je Google.

Imam nešto poput 13 TB na Google disku u oblaku. Ja bih imao više, ali budući da sam prebacio na Google Drive, brzina upload-a Comcast-a je tako spora, da sam uspjela dobiti samo 13 TB. Moram još puno toga za proći. Koristim Google disk kao svoju uslugu oblačnog kopiranja u oblaku, kao i pohranjivanje kopija svih dokumenata. (Više o tome u malo.)

Da pokušam pohraniti tu 13 TB pomoću modela za potrošačke cijene za Google Drive, plaćao bih gotovo dvije stotine dolara mjesečno, a sva bi pohrana bila vezana samo za moj račun. Moja mala tvrtka uključuje moju suprugu i ona ne bi mogla lako podijeliti taj prostor za pohranu.

S druge strane, kupio sam pretplatu za pet korisnika u poslovnom planu Google G Suite. Svaki korisnik košta 10 USD mjesečno. Kao takav, plaćam pedeset dolara mjesečno za neograničenu pohranu, umjesto dvjesto dolara mjesečno za pohranu s kapicom od 20 TB.

To je malo čudno, jer imam samo dva stvarna korisnika, ali plaćanjem iznosa od 50 $ / mjesečno, Googleovi ogromni resursi za pohranu se u potpunosti otvaraju. Također znam da mogu lako dodati do tri dodatna radnika projektima bez povećanja mjesečne potrošnje za G Suite.

Očito, ako ne trebate pohranjivati ​​ili rezervne kopije terabajta, možda nećete trebati tu uslugu. No imajte na umu da projekti poput 4K video produkcija vrlo brzo i vrlo brzo troše prostor za pohranu. Za mene je to bitan dio moje arhitekture pohrane.

Moj jedini strah (i to je razumna s obzirom na Googleovu povijest ubijanja proizvoda) je da će jednog dana Google promijeniti neograničenu politiku pohrane kao što je Amazon učinio. Moj jedini pravi izvor nade ovdje je da umjesto 60 dolara godišnje, što je Amazon naplaćivao, Google naplaćuje najmanje $ 50 / mjesečno. Budući da se troškovi pohrane uvijek smanjuju (posebno za Google koji kupuje pohranu u dijelovima veličine planeta), to bi moglo biti dovoljno da program ostane u tijeku.

Potpuno pretraživanje teksta (čak i na slikama)

Završit ću pregled G Suitea s jednom od mojih omiljenih značajki. Sad kad većinu svojih dokumenata i datoteka pohranim u oblak na Google disku, dobivam pristup Googleovoj legendarnoj potrazi za mojim dokumentima.

To je veliko jer Google disk ne pretražuje samo tekst u tekstualnim dokumentima. On sve prepoznaje, pa čak i ako ste snimili sliku znaka i sve što imate u toj datoteci je piksela, Google disk će ga pronaći.

Između Gmaila za svu moju poštu od 1997. i Google diska (u kojem se nalaze svi moji nevladini i dokumenti koji nisu ograničeni na FERPA), mogu pretraživati ​​sve što sam ikada napisao, preuzao, skenirao ili fotografirao - preko svih mojih dokumente tvrtke.

Jedna stvar o tome: G Suite Pretraživanje Google diska poštuje prava pristupa. Budući da sam primarni korisnik u maloj tvrtki, imam pristup svemu što je u mojim datotekama. No, drugi zaposlenici ili partneri mogu vidjeti samo ono što im se otvara kroz značajne kontrole upravljanja i pristupa za G Suite.

Trebate li dobiti G Suite?

Kao i kod gotovo svake kupnje, odluka o kupnji trebala bi uvijek počivati ​​na vašim jedinstvenim potrebama. To je rekao, cijene na G Suite je pristupačan pravedan o bilo koji mali posao i prednosti su prilično znatan.

Jesam li zabrinut da Google može vidjeti sve što ja radim? Da. Do određene točke. Ali budući da gotovo sve organizacije s kojima radim (uključujući vladine agencije) također koriste Googleove proizvode i usluge, mislim da će Google moje stvari vidjeti na ovaj ili onaj način. Dokle god se Google namjerava zaštititi od proboja - i oni su u boljoj poziciji da to učine nego što ću ikada biti - nisam previše zabrinut da će moji dokumenti ići u Veliki Indeks Nebo.