Kako se pretinac e-pošte ispunjava, teško je razlikovati važne poruke od onih koje kasnije možete pročitati - ako uopće. Jedan od načina da se identificiraju osobne poruke e-pošte od neosobnih je broj primatelja. Označavanjem poruka poslanih samo vama, manje je vjerojatno da ćete propustiti poštu koja zahtijeva vašu trenutnu pozornost.

Prošlog studenog sam opisao kako spojiti više računa e-pošte i organizirati ih pomoću filtara i oznaka. To vam može pomoći da prebacite manje važne poruke iz ulazne pošte i u mape koje možete pročitati u slobodno vrijeme.

Ali nisu sve poruke koje nisu filtrirane osobno upućene vama. Uvjetno oblikovanje programa Microsoft Outlook 2010 i Gmailovi "pokazatelji osobne razine" pomažu vam da dobijete zrnce na tim personaliziranim porukama tako što ćete na prvi pogled pokazati je li vaša adresa usamljena u polju Za: ili je poruka poslana većem broju primatelja.

Promijenite izgled osobno poslane pošte u programu Outlook 2010

Značajku uvjetnog oblikovanja programa Outlook 2010 možete koristiti za promjenu izgleda poruka koje zadovoljavaju određene značajke. Da biste pristupili značajki, kliknite karticu Pogled na vrpci, odaberite Prikaz postavki na krajnjoj lijevoj strani vrpce i odaberite Uvjetno oblikovanje u dijaloškom okviru Postavke naprednog prikaza.

Kliknite Dodaj da biste stvorili novo pravilo, navedite pravilo ime (kao što je "Samo meni") i odaberite gumb Uvjet. U dijaloškom okviru Filtar označite "Gdje sam ja" i na padajućem izborniku na desnoj strani odaberite "jedina osoba u redu". Kliknite U redu da biste stvorili filtar.

Natrag u dijaloškom okviru uvjetnog oblikovanja označite novo pravilo (ako već nije). Zatim kliknite gumb Font i odaberite vrstu, veličinu i boju fonta koja će vam olakšati prepoznavanje poruka koje zadovoljavaju pravilo koje ste upravo stvorili. Za mene, prepoznatljiva boja (kestenjasto) čini trik.

Dvaput kliknite U redu da biste zatvorili dijaloške okvire i vratili se u pristiglu poštu, gdje će se poruke "samo meni" pojaviti u formatu koji ste upravo naveli. Možete stvoriti druga pravila uvjetnog oblikovanja kako biste identificirali poruke na kojima se vaša adresa pojavljuje u polju Cc ili u polju To s drugima. Međutim, otkrio sam da je dovoljno bojati samo jednu vrstu poruke kako bi se izbjeglo pamćenje onoga što pokazuje više boja ili oblikovanje.

Dajte Gmail porukama osobni pokazatelj

Brzo uočavanje osobnih poruka u Gmailu vrlo je lako aktivirati pokazatelje osobne razine usluge. Ova značajka postavlja jedan ševron lijevo od subjekata poruke u vašoj pristigloj pošti da bi se naznačila poruka poslana na vašu adresu, a ne na popis za slanje e-pošte, i dvostruki znak pored tema poruka poslanih samo na vašu adresu.

Da biste vidjeli Gmailove pokazatelje osobne razine, kliknite Postavke u gornjem desnom kutu glavnog Gmailovog prozora, odaberite karticu Općenito (vjerojatno je zadani prikaz) i pomaknite se do "Pokazatelji osobne razine", koji se pojavljuju odmah ispod opcije Potpis. Odaberite "Prikaži pokazatelje" i kliknite gumb Spremi promjene na dnu prozora.

Chevroni se pojavljuju u Gmailovom "Važnom" pokazatelju koji je namijenjen isticanju prioritetnih poruka na temelju Gmailovih pravila. Zadržite pokazivač iznad pokazivača da biste vidjeli razlog zašto Gmail označava poruku kao važnu.

Kriteriji uključuju poruke poslane izravno vama, riječi u porukama, osobe u razgovoru, vašu tendenciju čitanja poruka s tom oznakom ili (moj omiljeni) prema "našem čarobnom umaku". Mogu li dobiti pomfrit s tim?