Malo ljudi koristi samo jedno računalo. Zapravo, većina nas skakuće s stroja na stroj tijekom radnog dana.

Najbolji način da provjerite možete li pristupiti važnim datotekama s bilo kojeg od različitih strojeva u vašem digitalnom životu jest pohranjivanje datoteka na mreži. Ako koristite Google dokumente kao svoje spremište datoteka, ti će vam savjeti pomoći da skratite vaš radni dan.

Pošaljite zipovanu kopiju svih datoteka Google Dokumenata na tvrdi disk

Većina korisnika računala sigurnosno kopira važne datoteke kopirajući ih na optički disk ili USB uređaj za pohranu ili ih prenose na uslugu mrežnog spremanja. Sada on-line sigurnosne kopije rade na drugi način, previše.

Da biste preuzeli sve dokumente, proračunske tablice, prezentacije i druge datoteke usluge Google dokumenti na računalo u jednoj komprimiranoj datoteci, odaberite bilo koju datoteku i kliknite Više> Preuzmi. Odaberite "Sve stavke" i provjerite vrstu datoteke ili "Ne preuzimaj (preskoči)" u padajućim izbornicima za svaku kategoriju datoteka. Također možete promijeniti sve formate u MS Office, Open Office ili PDF.

Trebalo je manje od minute za komprimiranje i preuzimanje 300 datoteka - većinom Wordovih dokumenata i Excelovih proračunskih tablica - u ZIP datoteku veličine 68 MB. Ako ne želite čekati dovršetak preuzimanja, kliknite "E-pošta kada budete spremni" kako bi vam Google poslao vezu kada je datoteka dostupna za preuzimanje.

Koristite automatsko ispravljanje Google Dokumenata da biste spremili upisivanje

Uređivač teksta Google Dokumenata nudi ispravke za pogrešno napisane riječi: desnom tipkom miša ili naredbom kliknite riječ, odaberite "Uvijek ispravi" i odaberite ispravan pravopis iz predloženih izraza.

Također možete stvoriti prečace za uobičajeni tekst, kao što su ime, naslov, poslodavac ili drugi često ponavljani izraz. Da biste to učinili, kliknite Alati> Postavke, unesite tipke prečaca u okvir Zamijeni, a tekst po izboru u okviru S. Sada kada unesete taj tekstualni niz nakon kojeg slijedi razmak, pojavit će se duži predloženi tekst.

Da biste spriječili da Google dokumenti automatski stvaraju frakcije, elipse, simbole autorskih prava i zaštitnih znakova i druge posebne znakove, odznačite stavku na popisu Postavke ili kliknite x desno da biste izbrisali stavku.

Tipkovni prečaci, posebno za Google dokumente

Većina nas se može sjetiti desetak tipkovničkih prečaca koje redovito koristimo. U postu iz 2008. opisujem kako stvoriti tekstualnu datoteku s popisom desetaka kombinacija tipki, tako da je jedina tipkovnička kratica koju morate zapamtiti ona koju ste dodijelili za otvaranje te datoteke.

Da biste otvorili Google Docs verziju ove varijable na tipkovnici, pritisnite Ctrl (ili Command na Macu) i / (kosu kosu crtu). Alternativno, možete dodati ovih pet kombinacija prečaca Google Dokumenata na svoj glavni popis prečaca:

Ctrl-Shift-C : Prikaz broja riječi

Ctrl-Shift-Y : Prikaz definicije odabrane riječi

Ctrl-; (točka sa zarezom): pomaknite se na sljedeću pogrešno napisanu riječ

Alt-Shift-F : pomicanje na traku izbornika

Ctrl- (obrnuta kosa crta): brisanje oblikovanja

Savjet za bonus: Da biste povećali prikaz u Google Dokumentima, unesite Ctrl-Shift-F da biste aktivirali prikaz preko cijelog zaslona. Kliknite Prikaz> Cijeli zaslon da biste sakrili kontrole. Pritisnite Esc da biste pregledali kontrole, a Ctrl-Shift-F ponovno da biste se vratili na uobičajeni prikaz.

Omogućite pristup datotekama svima ili samo pozvanima

Sve datoteke koje pohranjujete na Google dokumentima prema zadanim su postavkama privatne. Da biste dijelili datoteku, kliknite je desnom tipkom miša i odaberite Podijeli. Na ovom izborniku možete poslati datoteku kao privitak e-pošte, poslati e-poštu suradnicima koje odredite ili ponovno odabrati Podijeli da biste otvorili dijaloški okvir "Postavke dijeljenja".

Kliknite Promijeni pod stavkom "Tko ima pristup" da bi datoteka postala javna (dostupna svima na webu) ili dostupna svima s vezom na datoteku. Te dvije opcije ne zahtijevaju nikakvu prijavu i možete odrediti mogu li gledatelji uređivati ​​datoteku.

Datoteku možete i držati privatnom, ali dijeliti je samo s osobama koje odredite. Ta postavka zahtijeva da se suradnici prijave za pristup datoteci. Kliknite na tekstni okvir "Dodaj osobe" i unesite adresu e-pošte ili odaberite unose s popisa kontakata.

Prema zadanim postavkama, osobe s kojima dijelite mogu uređivati ​​datoteku. Kliknite "Može urediti" s desne strane kako biste ih ograničili na komentiranje ili samo pregledavanje dokumenta. Također možete zalijepiti sadržaj datoteke u poruku i poslati joj kopiju.