Malo resursa na vašem računalu dragocjeniji su za vaš radni vijek od vašeg popisa kontakata. Nažalost, kontakti su također među najtežim sredstvima za održavanje.

Nedavno je čitatelj Alan postavio ovo pitanje:

Ja i moja dva suradnika koristimo Microsoft Outlook za naše prodajne kontakte. Trenutno održavamo tri zasebne baze podataka o kontaktima. Željeli bismo spojiti naše baze podataka u jednu koju svi troje možemo pristupiti, izmijeniti i ažurirati prema potrebi. Postoji li proces / softver koji možete preporučiti da to postignete?

Ako vam ne smeta ručni pristup, Outlook vam omogućuje da izvezete kontakte kao PST datoteku koju vaši suradnici mogu uvoziti na svoje Outlook račune. Svaki korisnik još uvijek ima svoj zasebni popis kontakata kojem drugi korisnici mogu pristupiti iz svog Outlook profila, tako da se ne događa nikakva stvarna sinkronizacija.

Naravno, promjene koje svaka osoba napravi na svom popisu kontakata neće biti vidljive drugim korisnicima sve dok PST datoteka ne bude ponovno izvezena s ažuriranim informacijama, a zatim će ih svi drugi korisnici ponovno uvesti. Automatsko sinkroniziranje pojedinačnog popisa kontakata među više korisnika programa Outlook (naravno, bez Exchange poslužitelja) zahtijeva program kao što je ShareO za 4Teamova 35 USD, koji je dostupan u 14-dnevnoj besplatnoj probnoj verziji s ograničenom funkcijom.

ShareO vam omogućuje dijeljenje i sinkronizaciju bilo koje mape programa Outlook bez korištenja Exchange poslužitelja. Program radi sa svim verzijama programa Outlook od 2000. do 2010., ali radi samo na Windows računalima. Tvrtka također nudi program ShareContacts od 25 USD koji sinkronizira samo Outlookove kontakte. Testirao sam više ShareO.

Pristup izvoza / uvoza dijeljenju kontakata programa Outlook

Tri računala u matičnom uredu imaju tri različite verzije programa Outlook. PC radnog računala pokreće Outlook 2003 i ima 414 kontakata, sustav sigurnosne kopije koristi Outlook 2007 i ima samo 42 unosa na popisu kontakata, a testno računalo ima zadanu instalaciju programa Outlook 2010 s nula kontakata.

Trebalo je samo nekoliko minuta da se kontakti na radnom konju izvezu kao Outlook PST datoteka i da se datoteka uvozi u sigurnosna i testna računala. Da biste izvezli kontakte iz programa Outlook 2003 i 2007, kliknite Datoteka> Uvoz i izvoz. U programu Outlook 2010 kliknite Datoteka> Otvori> Uvezi. U sve tri verzije odaberite "Izvezi u datoteku" u odjeljku "Odaberite radnju koju želite izvršiti" u čarobnjaku za uvoz i izvoz, a zatim kliknite Dalje.

U odjeljku "Stvaranje vrste datoteke" odaberite Datoteka osobnih mapa (.pst) ili Outlookova podatkovna datoteka (.pst), ovisno o verziji programa Outlook, a zatim kliknite Dalje. Odaberite mapu Kontakti u odjeljku "Odabir mape za izvoz iz", ako je potrebno, označite ili poništite oznaku "Uključi podmape", a zatim ponovno odaberite Sljedeće.

Datoteci dodijelite jedinstveno ime, kliknite gumb Pregledaj i odaberite mjesto za pohranu izvezene datoteke kontakata (ili prihvatite zadano mjesto koje Outlook odabere za vas). Prema zadanim se postavkama odabire mogućnost zamjene duplikata stavkama koje se izvoze. Možete izuzeti duplikate ili izuzeti duplikate iz izvezene datoteke. Na kraju kliknite Završi.

Da biste uvezli kontakte u drugi Outlook račun, prijavite se na račun i odaberite Datoteka> Uvoz i izvoz (Outlook 2003 i 2007) ili Datoteka> Otvori> Uvoz (Outlook 2010). Odaberite "Uvezi iz drugog programa ili datoteke" u odjeljku Odabir akcije za izvođenje i kliknite Dalje. Kliknite Datoteka osobnih mapa (.pst) ili Outlookova podatkovna datoteka (.pst), ovisno o verziji programa Outlook i kliknite Dalje.

U prozoru "Datoteka za uvoz" kliknite Pregledaj i idite do PST datoteke koju ste izvezli u prethodnom koraku. Odaberite mapu Kontakti, označite "Uključi podmape", ako je potrebno, odaberite "Uvezi stavke u trenutnu mapu" i kliknite Završi.

Outlook dodatak sinkronizira dijeljene popise kontakata

Postupak ručnog uvoza i izvoza kontakata (i drugih mapa s podacima programa Outlook) dovoljan je za jednog korisnika koji jednostavno želi pristupiti istom popisu kontakata u više Outlookovih profila, ali neće zadovoljiti potrebe dviju ili više osoba koje žele kombinirati njihove zasebne baze podataka kontakata u jedno spremište bez korištenja Exchange poslužitelja.

Dodatak za ShareO za Outlook obećava sinkronizaciju više mapa kontakata (i drugih mapa programa Outlook) među skupinom korisnika. Testirao sam program dijeljenjem mape s kontaktima s više od 400 unosa između tri Outlookova profila pomoću programa Outlook 2003, 2007 i 2010. Program vam također omogućuje dijeljenje i sinkronizaciju e-pošte, kalendara, zadataka i drugih Outlookovih mapa, ali sam ga testirao samo s kontaktima.

Nakon što preuzmete i instalirate dodatak, postavite ShareO opciju na glavni izbornik u programu Outlook 2003 i na vrpci programa Outlook 2007 i 2010.

Da biste izvezli kontakte u drugi Outlookov profil, odaberite mapu Kontakti (ili bilo koju drugu mapu koju želite dijeliti) i kliknite Dijeli na izborniku ShareO da biste otvorili čarobnjaka za dijeljenje programa. Kliknite gumb plus i unesite ime i adresu e-pošte primatelja ili odaberite stavku osobe s popisa ako ste je prethodno podijelili s njima, a zatim kliknite Dalje.

Povezane priče

• Svijet može biti lud za oblacima, ali Outlook za Mac je zaglavio na zemlji li>
• Kako sinkronizirati e-poštu programa Outlook.com s iOS-om
• Premjestite svoju poštu u Outlook.com

Na sljedećem zaslonu provjerite stavke koje želite dijeliti i ponovno kliknite Dalje. (Imajte na umu da filtri ShareO-a za ograničavanje stavki koje dijelite ne rade u probnoj verziji.) Odaberite mogućnost naprednog dijeljenja da biste pristupili daljnjim kontrolama dijeljenja. Kada prijeđete kroz čarobnjak, kliknite Završi za početak izvoza mape.

Ovisno o veličini mape, može potrajati nekoliko minuta dok se informacije pakiraju i isporučuju. Kada primatelj (koji također mora imati instaliran ShareO) primi mapu, dobiva uputu da odredi odredište ili može odbaciti mapu. Program prepoznaje dvostruke unose i potencijalne sukobe smješta u zasebnu mapu za pregled.

Primatelj je također upozoren na prisutnost dvostrukih unosa te mu je dana mogućnost pregleda i rješavanja sukoba. Da biste sinkronizirali dijeljenu mapu, jednostavno kliknite gumb Sinkroniziraj na izborniku ShareO. ShareO vam omogućuje stvaranje zajedničkih mapa koje mogu pregledavati osobe koje nemaju instaliran ShareO. Nisam testirao tu značajku.

Možete spriječiti dijeljenje privatnih stavki i na drugi način prilagoditi informacije koje dijelite s drugima. Kada dijelite kalendare, možete navesti vremena slobodnog i zauzetog vremena, a da ne morate navesti pojedinosti, na primjer (ovo je još jedna značajka programa koju nisam testirao). Dodatak također omogućuje dijeljenje datoteka i mapa putem javnih ili privatnih zajedničkih mapa, šifriranje podataka koje dijelite i ograničavanje pristupa podacima na temelju korisnika.

Korisnici Casual programa Outlook možda neće moći opravdati potrošnju od 35 USD za svako računalo s kojim želite dijeliti i sinkronizirati podatke, ali za Alana i njegove suradnike ShareO bi mogao biti jeftina alternativa instaliranju i održavanju Exchange poslužitelja samo za dijeljenje i sinkronizaciju mapa programa Outlook.

Imajte na umu da 4Team također čini $ 60 Sync2 program koji sinkronizira podatke između programa Outlook i Google kalendara i kontakata.