S tehnologijom koja se sve više isprepliće sa svim aspektima poslovanja, CNET @ Work vam može pomoći - kupcima u malim poduzećima s manje od pet zaposlenika - započeti s radom.

Prije pet godina savjetovao sam se za malu, lokalnu kreditnu uniju koja je htjela odvojiti razvoj svoje web stranice od profesionalne tvrtke koja je razumjela elemente velikog brandinga i merchandisinga. Cilj kreditne unije bio je "izjednačiti igralište" kako bi se njegova online prisutnost mogla povoljno natjecati s web stranicama velikih banaka i financijskih institucija.

Pregledali smo razne web stranice i marketinške tvrtke. Daleko, najbolji dizajner i brand osoba bio je lokalni freelancer koji je radio u svom domu. Njegova konkurencija: nekoliko većih tvrtki sa sjedištem u Seattleu - sve s dobro opremljenim uredima u kombinaciji s aparatima za kapučino koji su posluživali prilagođene kave posjetiteljima. Posjetili smo te tvrtke, ali lokalni freelancer nije imao ured pa je došao u kreditnu uniju.

Kao konzultant koji se prvenstveno bavi kvalitetom, savjetovao sam svog klijenta da samostalni dizajner radi najkvalitetnije. Međutim, kada je riječ o drugim elementima RFP-a kreditne unije, kao što je sposobnost stalnog pružanja podrške radu ili dugoročna financijska solventnost dobavljača, slobodnjak se nije dobro natjecao. Na kraju, kreditna unija odlučila se za daleko skuplji ugovor od jedne od tvrtki iz Seattlea koja je služila veliki cappuccino i imala impresivan ured u centru grada. "Zašto želimo vjerovati u trgovinu s jednim konjem za koju ne znamo ni da će biti oko sljedeće godine?" Žalio se predsjednik Uprave mog klijenta.

Lekcija: Profesionalni dojam koji pruža fizički ured.

"Ono što mnoge tvrtke pronalaze je da jednostavno ne mogu dobro raditi bez susreta s klijentima licem u lice", kaže Marcus Moufarrige, izvršni direktor Servcorp-a, koji pruža globalne "virtualne" urede.

Ne zamjenjujte se virtualnom stvarnošću, virtualni ured, prema Servcorp-u, omogućuje malim i srednjim tvrtkama da iskoriste prednosti prestižne adrese, brojeve fiksnih telefona i timsku podršku bez obveze posvećenog uredskog prostora.

"Možete biti smješteni u New Yorku i voditi globalnu prodajnu silu na više mjesta s vrlo" laganim "dodirom na cigle i žbuke, ali još uvijek su vam potrebni fizički uredi i osoblje za podršku ureda na tim udaljenim lokacijama kako biste zatvorili velike poslove.

Drugim riječima, klijenti se bolje osjećaju u poslovanju s tvrtkom koja ima atraktivnu uredsku i konferencijsku dvoranu, s profesionalnim administrativnim osobljem koje može telefonirati, zakazati sastanke i po potrebi poslužiti cappuccino.

Male tvrtke koje nastoje potvrditi veliku globalnu prisutnost tako što imaju atraktivne urede i objekte u gradovima širom svijeta mogu to postići bez potrebe za zaključavanjem dugoročnih ugovora o kupnji ili zakupu, kaže Mourfarrige.

Alternativa koju njegova i druge tvrtke nude je "na zahtjev" uredima, objektima, tehnologiji i administrativnoj pomoći na američkim i globalnim mjestima gdje tvrtke plaćaju samo ono što im je potrebno ili koriste.

Kako radi

Recimo da ste pružatelj softvera u oblaku sa sjedištem u New Yorku, s udaljenim prodavačima sa sjedištem u Los Angelesu, Chicagu, Sydneyu, Amsterdamu i Tokiju. Ovi prodavači su obično na putu; kad nisu na putu, svi imaju kućne urede. Međutim, kada dođe vrijeme za prodavača da napravi veliku prezentaciju ili sklopi ugovor s velikim klijentom u Los Angelesu, prodavač može iznajmiti uredski prostor s administrativnom podrškom, konferencijskom salom i najnovijom video tehnologijom. Impresivna uredska okolina naglašava snagu i brand tvrtke te pomaže pri zaključivanju posla.

Dakle, ako ste manja tvrtka bez impresivnog prisustva opeke i morta, koje korake možete poduzeti kako biste kapitalizirali opeku i žbuku kada trebate?

Korak 1: Potvrdite poslovnu vrijednost opeke i morta

Mnoge online maloprodajne tvrtke ponosno potvrđuju da niti imaju ni težnju za bilo kakvom prisutnošću cigle i morta. Ali za veliki broj drugih poslova - financijsko planiranje, računovodstvo, pravo, osiguranje, nekretnine, komercijalni softver, izmjere, arhitektura i graditeljstvo, te zdravstvena zaštita, da spomenemo samo neke - virtualni ured može biti pravi konkurent prednost.

L. Blake Harvey, predsjednik tvrtke za odnose s javnošću utemeljene u New Yorku, vidi mnoge prednosti prisutnosti virtualnog ureda: "Koristio sam rješenja za virtualne urede i oni su bili toliko ključni da pomognu izgraditi solidnije temelje za tvrtku" kaže Harvey. "To mi je pružilo priliku da s povjerenjem radim s klijentima i partnerima, znajući da je moj posvećeni lokalni telefonski broj uvijek u upotrebi i da je moja pošta profesionalno obrađena. Pristup uredskim prostorima po satu i konferencijskim sobama dao mi je dodatnu prednost da mogu natjecati se s mojim kolegama iz industrije po cijeni koja je imala smisla za moje poslovanje. Profesionalno osoblje izvršnih pomoćnika i osoblje na podu omogućilo mi je da delegiram odgovarajuće zadatke koji neizbježno oslobađaju moje vrijeme za izgradnju posla.

Korak 2: Koje usluge trebate tražiti?

Minimalno, virtualni bi uredi trebali ponuditi atraktivnu okolinu u kojoj se vaši prodavači na terenu mogu susresti s klijentima. Ovi fizički uredski prostori mogu uključivati ​​urede, konferencijske dvorane, toalete, kuhinjski prostor - ako se kava i / ili osvježavajuća pića unose ili pripremaju - i recepcija gdje administrativno osoblje za prostorije pozdravlja klijenta s vašim naziv tvrtke. Drugi sloj na vrhu fizičkih prostorija je prateća tehnologija. To se može kretati od telefonskih usluga i brzog interneta, do video konferencija i druge tehnologije olakšavanja prezentacija proizvoda i demo snimaka.

"Kao savjetodavna tvrtka za tehnologiju, Chairsevenova misija je pružiti podršku našim klijentima pružanjem usluga konzultantskih usluga svjetske klase i neusporedivom korisničkom podrškom", kaže Jordan Hamad, izvršni direktor. "Koristeći virtualne urede možemo osigurati da na telefon uvijek bude odgovoreno profesionalno, te da uvijek imamo pouzdan, profesionalan i dobro opremljen prostor u kojem možemo ugostiti naše klijente. To nam omogućuje da se usredotočimo ne na fizički prostor, ali ono što radimo najbolje - rješavanje nekih od najtežih tehnoloških izazova s ​​kojima se suočavaju naši klijenti. "

3. Ne zaboravite na robu

Virtualni uredski prostor mora biti lijepo namješten i imenovan - a dio toga ovisi o vama. Ćete htjeti donijeti neke od vlastitih brandinga (oznaka tvrtke, itd.) U objekt kako bi ga identificirali kao dio vaše tvrtke. Investirajte u visokokvalitetne natpise (tj. Ne samo spustite improvizirani znak) i uredski namještaj. Potražite profesionalnu pomoć za ukrašavanje ako vam je potrebna.

Korak 4: Dijalog s prodajnim osobljem

Ako strogo koristite kućne urede za svoje prodajne snage danas i želite ugraditi virtualne urede, vaš prodajni djelatnik mora biti svjestan kada i kako ih koristiti. Jedan mogući scenarij: Obrazujte ih da koriste virtualni objekt samo kada trebaju klijentu predstaviti ključ. U normalnim, svakodnevnim poslovima, oni će nastaviti raditi prvenstveno na terenu, koristeći svoje kućne urede. U drugim slučajevima, možda ima smisla dobiti redovite virtualne uredske prostore prodavača.

U svim slučajevima važno je da vaši prodavači znaju točno pod kojim okolnostima želite koristiti virtualne nekretnine. Također je važno da se vaši prodavači uključe u proces. Neka posjete potencijalnu web-lokaciju virtualnog ureda prije nego sklopite bilo kakav sporazum. Unaprijed dobijte njihove povratne informacije o tome smatraju li virtualni ured potreban na njihovim lokacijama. Konačno, važno je da osobno pregledate ove objekte. "Koristili smo globalne virtualne urede dugi niz godina, i uvijek sam ga povremeno pokušavao posjetiti", rekao je Mourfarige.

Zaključak: poduzetnici i vlasnici malih tvrtki sada imaju pristupačne i fleksibilne alternative za fizičku prisutnost na ključnim tržištima širom svijeta.

"Način na koji to vidimo", kaže Emin Tatosian, suosnivač tvrtke Fasttein u fintechu, "to je ured u oblaku, elastičan resurs za nas. Možemo se proširiti i ugovoriti prema potrebi."