Ako ste ikada poslali privatnu e-poštu neplaniranoj osobi ili ste zaboravili dodati privitak u poslovnu e-poštu, niste sami.

Evo devet savjeta za izbjegavanje uobičajenog povezivanja e-pošte:

1. Zaboravljanje privitaka

"Priložio sam dokument za vaš pregled." "Ups, ne, nisam." Zaboravljanje privitaka toliko je uobičajeno da je Googleov detektor zaboravljenih privitaka diplomirao od Google Labs kako bi postao trajna značajka u Gmailu. Najbolji način za izbjegavanje zaborava uključivanja privitaka, čak i ako koristite Gmail (zaboravljeni detektor privitka nije siguran), jest da priložite datoteku prije nego počnete pisati svoju e-poštu. Ako pričekate dok ne napišete svoj e-mail, vaš mozak može preći na vaš sljedeći zadatak i zaboraviti na privitak.

2. Slijepa karbonska kopija

Vjerojatno ste navikli na Cc'ing ljude da biste pozvali suradnju na poslu. Ali ponekad je Bcc: bolja opcija. Koristite slijepu kopiju kada šaljete popis ljudi koji nemaju nikakve veze jedni s drugima. Na primjer, ako šaljete bilten, uobičajeno je da ga pošaljete sebi i Bcc: primateljima. Ljudi mogu zaštititi svoje adrese e-pošte i ne žele ih oglašavati svima na masovnom popisu e-pošte. Ako primite poruku e-pošte od pošiljatelja koji je trebao koristiti Bcc:, moguće je predložiti značajku bez zvuka poput kretena. CNET viši urednik Lori Grunin preporučuje blagi odgovor poput: "Mislim da niste htjeli poslati ovo svima. Jeste li znali da možete sakriti adrese s Bcc:?".

3. Emocionalna ili pijana e-pošta

Slanje e-pošte kada ste pretjerano emocionalni, ili čak pijani, može se vratiti da vas proganja. Za korisnike Gmaila koji misle da nakon nekoliko pića pišete najbolje e-poruke, razmislite o aktiviranju usluge Mail Goggles u laboratorijima. Ako ste dovoljno trijezni da odgovorite na nekoliko pitanja iz matematike, dobro je ići. Svi od nas mogu imati koristi od nekih emocionalnih e-mail najboljih praksi: kad osjetite želju da pošaljete emocionalnu e-poštu, napišite je i napišite kako bi se oslobodila pare. Spremite e-poštu kao skicu, a zatim pričekajte 24 sata prije nego što pritisnete Pošalji. Vjerojatno ćete značajno urediti izvornu e-poštu ili je izbrisati. I bit ćeš sretan što si čekao.

4. SVE KAPIJE

Ovaj savjet za etiketu vrijedi za sve na internetu. Pisanje u svim kape dolazi kao vikanje i nitko ne želi biti viđen. Osim toga, teško je pročitati nešto napisano u svim kape. Google je htio osloboditi svijet od svih kape tako loše, da su u potpunosti isključili tipku Caps Lock na svojim Chromebookovima.

5. Provjerite automatsko dovršavanje adrese

Automatsko dovršavanje može biti vrlo zgodno, ali jeste li ikada poslali poruku e-pošte pogrešnom Ed, Jen ili Bobu? Provjerite je li automatsko dovršavanje ispunjeno pravim primateljem prije nego što pritisnete Pošalji.

6. Nemojte se oslanjati samo na provjeru pravopisa

Vaš preglednik ili aplikacija e-pošte mogu dobro obaviti provjeru pravopisnih pogrešaka, ali uvijek biste trebali provjeriti svoje gramatičke poruke. Također imate mogućnost kopiranja e-pošte u Microsoft Word ili slično, provjerom gramatike, a zatim vraćanjem natrag u program za e-poštu.

7. Emoticons i internet stenografija

Emoticons su slatka i može pomoći prenijeti humor, tuga, šok, ili druge emocije koje mogu biti teško pokupiti na drugačije. Međutim, njihovo uključivanje u poslovne e-mailove vjerojatno nije dobra ideja. Ako postane jasno da razmjena zauzima opušteniji ton i druga osoba ih slobodno koristi, krenite prema njoj, ali nemojte stavljati svaku rečenicu smješkom. Isto vrijedi i za internet skraćenice, kao što su LOL, ROTFL i OMG.

8. Izrežite teme e-pošte

Povratna i stražnja e-pošta može dovesti do prilično dugog traga prosljeđivanja i odgovaranja na e-poštu. Razmislite o obrezivanju na najnoviji par poruka e-pošte. Ogromna e-mail nit izgleda neuredno i može učiniti čitatelja osjećaj osvaja. Također želite izbjeći slučajno prosljeđivanje niti nekome tko nije trebao biti upoznat s nekim od prethodnih razmjena.

9. Poništi (Gmail)

Ako ste korisnik usluge Gmail, iznimno korisna značajka je značajka Poništi. Možete poništiti brisanje, arhive, oznake i još mnogo toga, ali najkorisnije je Poništiti slanje. Poništi je vaša zadnja linija obrane protiv mnogih gore navedenih grešaka. Omogućite ga u Postavkama u odjeljku Labs. Zatim idite na Opće postavke i postavite razdoblje poništavanja na 5, 10, 20 ili 30 sekundi. Ako niste korisnik usluge Gmail, razmislite o ispunjavanju polja Za: prije nego što budete spremni poslati ga. To će vam pomoći da izbjegnete slučajno slanje e-pošte. Ako ste Mac korisnik, pogledajte savjete Tophera Kesslera o sprečavanju slučajnih poruka e-pošte s OS X Mailom.

To je to. Ako želite podijeliti bilo koju dobru e-mail priču, pošaljite ih u komentarima u nastavku.