E-pošta je najveći pojačivač uredske produktivnosti od pronalaska telefona. E-mail je najveći gubitak radnog vremena od pronalaska aparata za kavu.

U posljednje vrijeme sam se sklonio tom potonjem prijedlogu. Izračunavam da samo jedna od pet poruka koje ga pretvaraju u Gmailov filtar za neželjenu poštu u mapu s pristiglom poštom vrijedi koliko je vremena potrebno za njihovo otvaranje i čitanje.

Povezane priče

• Spoji svoje Gmail i iPhone kontakte li>
• Sinkronizacija kontakata i kalendara između programa Outlook, Gmail i iPhonea
• Spoji svoje Outlook i Gmail kontakte
• Spremite Outlookovu e-poštu na tvrdi disk
• Uklonite privitke iz Outlook e-pošte

To ne uključuje spam koji Gmail automatski prepoznaje i blokira, što je posljednjih godina palo s više od 90 posto svih poruka poslanih na nešto više od 70 posto, navodi Symantec.

To je još uvijek puno bezvrijednog začepljenja Net-o-sfere i nepotrebno proširenje naših radnih dana. Evo kako ćete potrošiti više vremena na komunikaciju i manje vremena u hrvanju s računom e-pošte.

Jednostavne transkripcije glasom na e-poštu putem usluge Google Voice

Dvije najočiglednije alternative e-pošti su stari, pouzdani telefon i trenutna poruka koja nije tako stara, a ne tako pouzdana. Telefonski pozivi i IM-ovi ne pružaju polutrajni zapis koji nude teme e-pošte, iako većina vodećih chat usluga i IM skupljača, kao što je besplatni Adium chat klijent s otvorenim kodom, omogućuje održavanje dnevnika razgovora.

Poruke na Facebooku i Google Chat omogućuju pregled (i brisanje) povijesti poruka. Trenutno izravna poruka usluge Twitter sprema posljednjih 100 poruka poslanih i primljenih putem te usluge, prema Centru za pomoć usluge Twitter.

Nuanceova Dragon Dictation aplikacija za iPhone, iPad i iPod Touch omogućuje vam snimanje glasovne poruke i pretvaranje u tekst koji možete poslati e-poštom. (Slični proizvodi dostupni su u tvrtki za telefone Android i BlackBerry.)

Istu pretvorbu glasa i e-pošte možete izvesti iz bilo kojeg telefona tako što ćete pozvati svoj broj za Google Voice. Usluga automatski prepisuje vašu glasovnu poruku, a zatim vam omogućuje transkripciju e-pošte. Nakon što poruku ostavite sebi, otvorite svoj račun za Google Voice, kliknite Više na dnu poruke i odaberite E-pošta.

Prema zadanim postavkama, transkripcija e-poštom će sadržavati konzerviranu poruku o snimanju i transkriptu, kao i vezu na izvorni snimak glasa. Da biste poslali samo transkripciju, unesite adresu e-pošte primatelja, poništite opciju uključi-link na dnu prozora za slanje te odaberite i izbrišite konzerviranu poruku.

Kvaliteta mehanizma za transkripciju usluge Google Voice je hit-and-miss, ali većina je barem razumljiva (ako je ponekad smiješna). Iako ne biste nužno željeli poslati takvu transkripciju potencijalnom klijentu ili poslodavcu, konverzija glasa u tekst prikladna je za većinu svakodnevnih komunikacija.

Usluge kratke poruke nisu vrijedne truda

Što je poruka e-pošte dulja, to je manja vjerojatnost da će je primatelj pročitati. Usluga Shortmail ograničava poruke na 500 znakova, što je više od tri puta ograničenje duljine Twittera, ali još uvijek prilično oskudno, pogotovo za opširne e-mailove poput vašeg.

Moja govedina s uslugom nije ograničenje duljine poruke, već uvjet da još koristite neku drugu adresu e-pošte, ovu s URL-om "shortmail.com". Možete upotrijebiti svoje korisničko ime na Twitteru i prijaviti se na uslugu pomoću svojih vjerodajnica za Twitter, koje automatski uvoze vaše kontakte na usluzi Twitter. Također možete uvesti kontakte iz drugih web-usluga.

Paket usluga pod nazivom two.sentenc.es, three.sentenc.es, four.sentenc.es i five.sentenc.es zauzima suptilan pristup kako bi potaknuo kratku e-poštu. Web-lokacije traže od vas da dobrovoljno ograničite poruke na taj broj rečenica i da zalijepite vezu na web-lokacije kako biste objasnili ograničenje kazne i zatražili da primatelji prihvate ograničenje duljine.

Sklon sam prepustiti piscima e-pošte sve dok žele znati da ću pročitati njihovu poruku kao što smatram korisnom ili zanimljivom i preskočiti ostatak. Isto tako, ljudi koje pošaljem e-poštom mogu slobodno ignorirati neke ili sve moje poruke. Nije da nas ta riječ naplaćuje (barem ne još).

Izolirajte interne poruke svoje organizacije

Kao što sam već spomenuo, Facebook, Twitter i druge popularne društvene mreže omogućuju vam slanje poruka pojedinačnim prijateljima i sljedbenicima. Primarna prednost slanja poruka u društvenim mrežama je pogodnost kontaktiranja nekoga bez prijave na drugu uslugu ili, ako ste već prijavljeni, skakanje između prozora preglednika. Primarni nedostatak je pohranjivanje poruka na nekoliko različitih mjesta.

Međutim, to nije tako velik problem za ljude unutar organizacije. Prijatelj koji radi za popularnu uslugu web-rezerviranja restorana nedavno se hvalio da je pristigla pošta za račun e-pošte njegove tvrtke gotovo prazna. To je zato što se usluga nedavno prebacila na "društvenu mrežu poduzeća" za sve interne komunikacije.

Dvije najpopularnije takve usluge su Yammer i Salesforce.com's Chatter. Obje usluge koriste vlastiti URL organizacije i dolaze u besplatnim i naknadnim verzijama. Oba također obećavaju da će ići dalje od jednostavnog slanja poruka kako bi lakše iskoristili kolektivnu moć vašeg poduzeća.

Kao i sa svakom novom uslugom koja obećava povećati produktivnost vaše grupe, ključno je potaknuti ljude da ga koriste. Za mnoge radnike, sve što će smanjiti količinu vremena koje provedu čišćenje klice iz svoje mape pristigle pošte vrijedi pokušati.

Čini se da dan ne prolazi bez uvođenja novog načina da se dopre do ljudi - pojedinačno ili u skupinama - kao i dijeljenje datoteka, koordinacija projekata i slanje na blogove, među ostalim aktivnostima. Ništa se nije dogodilo, ali to čini sve na način na koji e-pošta radi. Jednog dana e-mail će ići putem olovke, ali još ne. Do tada ćemo nastaviti tražiti načine kako bismo osigurali da tehnologija funkcionira za nas, a ne protiv nas.