Čitatelj po imenu Maribeth migrira iz programa Outlook u Gmail i pita za sinkronizaciju dvaju računa:

"Upravo sam pročitao vaš blog o Outlooku / Gmailu [Spoji vaše Outlook i Gmail kontakte]. Razumijem da je to popravak kako bi ih oboje isti, ali znate li postoji li način da ih stalno sinkronizirate ? I dalje želim koristite Outlook na mojoj radnoj površini i također imate IMAP pokretljivost na mom telefonu Droidx2 i na iPadu.

U postu od srpnja 2009. opisao sam kako se "sinkronizira kontakti i kalendari između programa Outlook, Gmail i iPhone." Taj se post odnosi na besplatni uslužni program za sinkronizaciju Google kalendara, ali ne postoji ekvivalent od tvrtke za sinkronizaciju kontakata. Google svojim plaćenim poslovnim korisnicima nudi uslugu Google Apps Sync za Microsoft Outlook (dostupna je besplatna probna verzija).

Potencijalna alternativa je besplatni uslužni program Contacts Sync iz indijske tvrtke PPP Infotech, koji automatski sinkronizira vaše Gmail i Outlook kontakte. Jedini propusti koje sam naišao u testiranju programa su Outlookova ugrađena antivirusna zaštita, koja je zahtijevala da ručno dopustim sinkronizaciju kontakata za pristup Outlookovim kontaktima, kao i nemogućnost sinkronizacije kontakata kojima nedostaju podaci u poljima e-pošte ili posljednjeg imena.

Automatiziranje sinkronizacije kontakata između Gmaila i Outlooka

Da biste sinkronizirali kontakte na usluzi Gmail i Outlook putem usluge Sinkronizacija kontakata, na glavnom zaslonu programa unesite svoj Gmail ID i lozinku i kliknite gumb Spremi postavke. Zatim odaberite mapu Outlook za sinkronizaciju (vjerojatno svi kontakti), odaberite jednu od dvije opcije sinkronizacije (kontakti programa Outlook na Gmail ili Gmail kontakte u programu Outlook) i kliknite gumb Sinkroniziraj.

Sinkronizacija kontakata najprije dohvaća kontakte u svakom sustavu, a zatim sinkronizira unose. Kao što sam spomenuo, upozorenje se pojavilo u Outlooku tražeći od mene da odobrim programu pristup kontaktima i da odredim duljinu vremena za pristup (u intervalima od 1 minute do 10 minuta).

Da biste aktivirali automatske sinkronizacije, označite Omogući planiranu sinkronizaciju u području Planirana sinkronizacija na dnu prozora Sinkronizacija kontakata. Unesite broj minuta između sinkronizacija i odaberite jednu od dvije mogućnosti: kontakte programa Outlook u Gmailu ili Gmail kontakte u programu Outlook. Napredak i rezultati sinkronizacije pojavljuju se u malom prozoru koji se pojavljuje s ikone programa u području obavijesti.

U testiranju sinkronizacije kontakata program povremeno nije uspio dovršiti sinkronizaciju i generirao poruku koja pokazuje da je prijava uspjela. Ali u sljedećim pokušajima - bez ponovnog unosa podataka za prijavu - sinkronizacija je uspješno dovršena.

Još važnije, Sinkronizacija kontakata zanemarila je Gmail kontakte bez podataka u poljima zadnjeg imena ili e-pošte. Na primjer, nekoliko Gmail kontakata za tvrtke nije se pojavilo u Outlookovim kontaktima nakon sinkronizacije dok nisam unio nešto u polja zadnjeg naziva unosa ili e-pošte.

Prvih nekoliko puta kada je izvršena sinkronizacija kontakata, nekoliko se unosa pojavilo u Outlookovim kontaktima na testnom računalu s samo imenom ili adresom e-pošte. Čini se da su neke od njih rezultat tendencije Gmaila da automatski dodaje kontakte kada komunicirate s ljudima. Nakon što sam očistio te unose u svoje Gmail kontakte, problem je nestao.

Sinkronizacija generira duple unose kontakata u programu Outlook

Još jedan problem s kojim sam se susreo tijekom testiranja bila je tendencija kontakata Sync-a da duplicira neke unose Gmail kontakata u programu Outlook. To je možda povezano s unosima koji se pojavljuju u više mapa Gmail kontakata. Umnožavanje je eliminirano osiguravanjem da se unosi pojavljuju samo u jednoj Gmail mapi, što može biti ili ne mora biti praktično rješenje za vas.

Druga mogućnost za rješavanje dvostrukih unosa je korištenje besplatnog programa Outlook Duplicate Items Remover (ODIR) iz nizozemske tvrtke Vaita. Napominjemo da program radi samo s 32-bitnim verzijama programa Outlook.

Radije bih se bavio povremenim dupliciranim unosima nego brinuti da će se podaci o kontaktima izgubiti kao rezultat sinkronizacije. Program je učinio dobar posao očuvanja imena, adresa e-pošte, telefonskih brojeva i adresa u Gmailu i Outlooku, ali kao što sam već spomenuo, čini se da ignorira Gmail unose bez podataka u zadnjem imenu ili e Polja za poštu.