Gubitak gumba Reply All pozvao je još jednu žrtvu prošlog tjedna kada je zapovjednik Policijske uprave Los Angelesa zamolio svoje službenike u e-mailu da uhite nekoga zbog ilegalne prodaje maloljetnih zečića tako da odjel ne bi primio "crno oko" u mediji.

Kao što je Ana Garcia izvijestila za NBC Southern California, zapovjednik nije shvatio da je njegov odgovor časniku LAPD-a također poslan producentu TV vijesti koji je zatražio informacije o nedostatku uhićenja životinjske okrutnosti mjesecima nakon što je odjel tvrdio da je slomio praksi.

Za razliku od mnogih žrtava, svi zapovjednik dobio je potporu svog šefa, načelnika LAPD-a Charlieja Becka, koji je rekao da zapovjednik samo dodjeljuje sredstva.

Ne, ovo nije crtani film Looney Tunes koji glumi Bugs Bunnyja kao neustrašivog novinara, a Elmer Fudd kao zaplijenjeni policijski zapovjednik. Samo zvuči kao jedan.

Nažalost, nenamjerni odgovori na sve često se ne smiju smijati. Prošlog siječnja, Ruth Graham izvijestila je o Grindstoneu o ženi koja je izgubila posao nakon što je zlostavljala nepoželjnog upravitelja u odgovoru za koji je mislila da će doći samo šačici suradnika, ali da je zapravo poslana svima u tvrtki.

Je li bilo koja osobina računala uzrokovala više tuge nego Odgovori svima? Neke organizacije su otišle toliko daleko da su onemogućile i funkcije odgovora i naprijed u svojim sustavima pošte - barem za odabrane poruke.

Korisnici programa Microsoft Outlook mogu izbjeći slučajne odgovore na sve skrivajući gumb Odgovori svima (koji se naziva Odgovori svima u programu Outlook 2003 i 2007). Oni također mogu postaviti Outlook da odgodi poruke koje šalju kako bi dali sebi nekoliko sekundi ili minuta da uhvate svoje greške.

Možda najučinkovitija obrana od slučajnih odgovora je da koristite besplatni dodatak TuneReplyAll za Outlook 2010 koji generira upozorenje koje morate kliknuti prije odgovaranja svim primateljima poruke.

Izbjegavajte slučajne odgovore na sve uklanjanjem gumba s alatne trake programa Outlook ili vrpce

Radni dan je često beskrajan niz ometanja. S toliko ljudi, programa i aktivnosti koji se natječu za našu pažnju na poslu, nije čudo da ponekad kliknemo pogrešan gumb.

Najjednostavniji način da spriječite nenamjerne odgovore svima je da uklonite opciju Odgovori svima na standardnoj alatnoj traci u programima Outlook 2003 i 2007 i Odgovori svima s vrpce u programu Outlook 2010. To u dva prethodna programa je jednostavno; isto se ne može reći za uklanjanje Odgovori svima iz Outlook 2010 vrpce.

U programima Outlook 2003 i 2007 pritisnite tipku Alt i povucite gumb Odgovori svima u alatnoj traci ili kliknite strelicu prema dolje na krajnjem desnom dijelu alatne trake, odaberite Dodaj ili ukloni gumbe, odaberite Standard, a zatim odznačite Odgovori svima. Imajte na umu da morate dovršiti korake u glavnom prozoru programa Outlook iu prozoru poruke u programu Outlook.

Da biste prilagodili vrpcu Outlook 2010, gumb Odgovori svima odvojen je od ostalih opcija odgovora, slijedite korake koje je opisao William Zhou na web-lokaciji Office TechCenter:

Kliknite karticu Datoteka, odaberite Opcije i odaberite Prilagodi vrpcu.

Odaberite Odgovori u desnom oknu i kliknite Ukloni.

Dvaput kliknite Nova grupa. Preimenujte prvu novu grupu (prilagođenu) kao "Odgovori (prilagođeno)", a drugu kao "Odgovori svima (prilagođeno)".

Na vrhu lijevog okna kliknite Glavne kartice iz "Odaberi naredbe iz".

U lijevom oknu proširite opciju Početna (Pošta) i Odgovori.

U desnom oknu odaberite Odgovori (Prilagođeno).

Dodajte naredbe "Pošalji odgovor", "Odgovor", "Naprijed", "Sastanak", "IM" i "Više" iz lijevog okvira na Odgovaraj (Prilagođeno) u desnom oknu jednu po jednu.

U desnom oknu odaberite "Odgovori svima (prilagođeno)".

Dodajte naredbu Odgovori svima na "Odgovori svima (prilagođeno)".

Odaberite "Odgovori svima (Prilagođeno)" i koristite gumb Dolje za pomicanje u odjeljku "Slanje / primanje (IMAP / POP)".

Kliknite U redu.

Gore navedene korake možete izmijeniti kako biste u potpunosti uklonili gumb Odgovori svima tako da stvorite samo jednu novu grupu pod imenom Odgovori (Prilagođeno) koja nema mogućnost Odgovori svima. U sve tri verzije programa Outlook i dalje možete odgovarati na sve pritiskom na Ctrl-Shift-R ili klikom na Akcije> Odgovori na sve u Outlooku 2003 i 2007.

U prosincu prošle godine, Rob Lightner je CNET-u opisao Microsoftov besplatni dodatak NoReplyAll za Outlook 2010 koji pošiljatelju poruke omogućuje da onemogući funkcije Odgovori na sve i Proslijedi za poruku. Kao što objašnjava Rob, program uključuje značajku koja vam omogućuje da onemogućite odgovor na sve poruke koje primate.

Povezane priče

• Najgori 'Odgovori svima' od svih?
• 5 načina za izbjegavanje povlačenja Petraeusa
• Leahy obećava da nema federalnog pristupa e-poštom bez jamstva

Nažalost, dodatak radi samo za primatelje na istoj domeni Exchange. Isto tako, Outlookova značajka preuzimanja poslanih poruka radi samo s Exchange računima; web-lokacija za podršku programa Outlook objašnjava kako dohvat poruka funkcionira u programu Outlook 2003.

Gmail vam pruža veću mogućnost poništavanja nehotičnog odgovora na sve pomoću značajke poništavanja slanja usluge. Da biste ga omogućili, kliknite ikonu zupčanika u gornjem desnom kutu glavnog Gmailova prozora, odaberite Postavke, a na kartici Općenito označite Omogući poništavanje slanja. Kliknite gumb Spremi promjene na dnu postavki da biste omogućili tu opciju.

(Ako ne vidite opciju Poništi slanje, kliknite karticu Labs i omogućite je.)

Nažalost, maksimalno razdoblje otkazivanja je samo 30 sekundi (ostale tri opcije su 5, 10 i 20 sekundi). U mnogim slučajevima, pola minute je dovoljno dugo da shvatite da ste izabrali pogrešnu opciju odgovora i izbjegavajte da nešto učinite.

Postavite Outlook da odgodi sve poruke koje šaljete

Značajku odgode poruke možete dodati programu Outlook tako što ćete stvoriti pravilo koje automatski gasi e-poštu poslanu određenim adresama ili svim primateljima. U travnju 2008. opisao sam kako stvoriti pravilo za odgodu slanja u programu Outlook 2003 i 2007.

Proces stvaranja pravila je isti u programu Outlook 2010, iako su koraci za otvaranje čarobnjaka za pravila različiti: kliknite Datoteka> Informacije> Upravljanje pravilima i upozorenjima kako biste dobili postupak donošenja pravila u tom programu.

Besplatni program dodaje upozorenje "odgovori svima" na Outlook

Velik dio tuge uzrokovane slučajnim odgovorima na sve mogao bi se spriječiti automatskim "Da li doista želite?" potvrda. Da, shvaćam koliko je otežavajuće to što moram kliknuti kroz takva upozorenja kada se žuriš do kraja radnog dana. Kada su bombardirani pop-up upozorenjima, ljudi ih često kliknu bez ikakvog uma.

Ali ovdje je riječ o sigurnosti vašeg posla. Ako odlučite da je opasnost da Vaša poruka stigne do pogrešnih ljudi veća od vaše potrebe za brzim otpremama, preuzmite i instalirajte besplatni dodatak za TuneReplyAll tvrtke IvaSoft za Outlook 2010.

Nakon što instalirate program na svoje računalo, morate ga ručno omogućiti putem Add-in opcija programa Outlook 2010. Kliknite Datoteka> Opcije> Dodaci i na popisu dodataka odaberite TuneReplyAll. Odaberite gumb Opcije za dodatak. Opcije programa prikazane su na kartici TuneReplyAll.

Kada je programski dodatak omogućen, pojavljuje se upozorenje kada odaberete Odgovori svima tražeći da li stvarno želite da svi primatelji poruke dobiju vaš odgovor. Gumb Ne odabran je prema zadanim postavkama, tako da pritiskom na tipku Enter poništi radnju za odgovor. Morate kliknuti na gumb Da kako biste potvrdili odgovor svima (ili pritisnite Tab, a zatim Enter).

TuneReplyAll vam također omogućuje da isključite svoju adresu kada odgovarate svima. Program možete postaviti tako da automatski dodaje vašu adresu u polje Za :, Kopija: ili Skrivena kopija svih odlaznih poruka. Testirao sam program na samostalnom PC-u (nije dio Exchange domene) i radio je kao oglašeni.

Druga strana jednadžbe za odgovor je mogućnost odgovaranja svim primateljima poruka prema zadanim postavkama. Gmailovi Labs koji su koristili opciju Default Reply to All koja izgleda uklonjena - barem alat nije bio dostupan na mom Gmail računu.

Čini se da se tvrtke kreću u suprotnom smjeru: prema onemogućavanju odgovora svima, kako je Mike Rosenwald izvijestio prošli mjesec na Businessweek.com.

Prema riječima zaposlenika u organizacijama koje imaju onemogućen odgovor u svojim sustavima e-pošte, značajka definitivno nije propuštena.