S tehnologijom koja se sve više isprepliće sa svim aspektima poslovanja, CNET @ Work vam može pomoći - od prosumera do malih poduzeća s manje od pet zaposlenika - započeti.

Za Todda Spodeka odluka o opremanju svoje odvjetničke tvrtke iz New Yorka Googleovim softverskim aplikacijama smanjila je potrebu: suradnju.

"Naselili smo se na Googleu jer je bio na čelu cloud-baziranih alata", rekao je Spodek, koji predvodi PC Spodek Law Group. "Imamo tri ureda, tako da je sinkronizacija informacija ključna jer nam omogućuje da sve radimo na daljinu.

"To je doista pojednostavljen proces i sve je lako upravljati", dodao je.

G Suite, kao što je Google Apps for Work bio preimenovan prošle godine, izgrađen je za internet - ne čudi tamo, s obzirom na Google-ovo post-PC nasljeđe. Taj pristup je informirao svoje aplikacije koje rade na oblaku. To također znači da vaša tvrtka nikada neće izgubiti podatke ili dokumente jer se sve promjene na Google dokumentima automatski spremaju i pohranjuju u Googleov oblak. Sve što vaš tim treba je web preglednik na računalu ili mobilnom uređaju s pristupom internetu.

Ako migrirate iz tvrtke Microsoft, imajte na umu da će potrajati neko vrijeme da prebacite tijek rada s MS Office na Google Apps. Možda će također trebati vremena - i malo ohrabrenja - da uvjerite neke korisnike da prihvate strukturu mapa u Gmailu u odnosu na ono što su navikli koristiti s programom Outlook.

Je li G Suite za svakoga?

Međutim, potrebe i prioriteti nisu ujednačeni; Pogledajmo neka područja u kojima G Suite možda nije prikladan za vašu malu tvrtku.

Iako je Google suzio značajke jaz od onoga što je bio prije mnogo godina, G Suite je dokumente i slideshow opcije još uvijek ostaju više ograničen nego Microsoft Word i PowerPoint. Dakle, ako osjećate potrebu za svim mogućim značajkama za svaki slučaj, Office je bolji izbor.

Budući da je sve u oblaku s G Suite-om, vaši će zaposlenici biti privremeno odrezani ako im se priključi internet ili ako se dogodi ispad na Googleu.

Google je ranije ove godine najavio da će prestati skenirati poruke e-pošte osoba koje koriste svoju besplatnu Gmail e-poštu za personalizaciju. Tvrtka je izuzela račune tvrtke G Suite od prilagođavanja oglasa. Ipak, neki možda imaju zabrinutosti oko privatnosti o tome čita li netko e-poštu. Na kraju se postavlja pitanje koliko ste paranoični.

Vjerojatno za tebe

Ali to su manje važna pitanja. U međuvremenu, tvrtka je usred dodavanja 10 novih značajki u apartman do kraja godine. Ako ste početnik ili mala tvrtka, pogledajmo zašto je G Suite prikladan za vaše potrebe.

Cijena

Cijena je atraktivna. G Suite se nudi u različitim razinama i verzijama. Mjesečna pretplata za profesionalne uredske i poslovne verzije kreće se između 5 i 10 dolara po korisniku. Za razliku od toga, mjesečni trošak za poslovne verzije sustava Microsoft Office 365 varira između 8, 25 i 15 dolara po korisniku za premium izdanje.

Familijarnost

Zahvaljujući Googleovom statusu znakovitog branda, mnogi vaši zaposlenici su vjerojatno već upoznati s Gmailom, kao is drugim G-ovim proizvodima - a Google dokumenti, listovi i kalendar imaju minimalne krivulje učenja. To znači da ne morate brinuti o osposobljavanju zaposlenika ili ulaganju u interno osoblje za podršku.

Vidi također: Krajnji vodič za Gmail sigurnosnu kopiju

Jednostavnost

Pojedinačna prijava jamči pristup cjelokupnom paketu aplikacija, a korisnici u istim radnim grupama mogu automatski dijeliti informacije. To ga čini pogodnim za suradnju na digitalnim datotekama u stvarnom vremenu od strane zaposlenika - ili čak i vaših klijenata.

Velika je prednost kada je riječ o organizaciji e-pošte: umjesto da gigabajtima e-pošte začepljuje tvrdi disk računala, možete jednostavno arhivirati poruke u oblaku i nikada se ne morate brinuti o njihovom sinkroniziranju s drugim uređajem.

Pogledajte i: Google donosi pametan odgovor u Gmail za Android i iOS

Pogodnost

Biti zasnovan na oblaku pretvara se u praktičnost. Zaposlenici mogu pristupiti svojim informacijama gdje god se nalazili s bilo kojeg uređaja. U slučaju da su zaglavljeni negdje izvan dometa i ne mogu pronaći internetsku vezu, oni još uvijek mogu pristupiti dokumentima izvan mreže. Administratori također mogu upravljati izvanmrežnim pristupom pomoću pravila uređaja.

S Googleom je lakše surađivati, općenito. To eliminira bilo kakvu potrebu za nošenjem oko pogona palca za sinkronizaciju između uredske radne površine i prijenosnog računala u slučaju da trebate raditi na daljinu.

Vidi također: Google dokumenti: ovo veliko ažuriranje samo je dodalo neke ozbiljne nove značajke

Kompatibilnost

G Suite pojednostavnjuje dijeljenje dokumenata i grupno uređivanje. Umjesto prosljeđivanja Wordovog dokumenta i pokušaja praćenja revizija, nekoliko urednika može raditi na istoj datoteci Google Doc u isto vrijeme. Neki bi mogli odustati od prelaska s obzirom na popularnost Microsoft Officea. Ali G Suite korisnicima omogućuje uređivanje uredskih datoteka bez potrebe da imaju Office softver. Nakon unosa izmjena u datoteku, korisnici mogu iz izbornika odabrati Datoteka> Preuzmi kao spremanje svih dokumenata za uređivanje natrag u Office format. Google nudi i proširenje koje korisnicima omogućuje uređivanje uredskih datoteka bez potrebe za njihovim pretvaranjem u Google format.

Vidi također: Google pokreće Chrome Enterprise, nastoji se integrirati s više poslovnih sustava

sigurnosti

Ako se vaše poduzeće oslanja na Android - što je, podsjetimo, najpopularnija telefonska platforma na svijetu - ili Google Chromebook, G Suite nudi glatku vezu s tim hardverskim sustavima. Također, ako zaposlenicima isporučujete Android telefone u vlasništvu tvrtke, G Suite nudi sigurnosne i administrativne alate koji mogu daljinski resetirati uređaj i blokirati ga da ga koristi netko u slučaju krađe ili gubitka.

Također pogledajte: Google dodaje sigurnosne kontrole za G Suite

Sigurno ima više značajki u programu Word, Excel, PowerPoint i drugim Microsoftovim ponudama. No, osim rijetkih prilika, koliko će vam puta nedostajati pristup tim značajkama? Većina ljudi koristi samo djelić zvona i zviždaljki koje Microsoft svejedno stavlja u svoje aplikacije.