Kombinirajte i organizirajte svoje račune e-pošte

Kladim se da vas sada čeka pošta - vjerojatno u nekoliko različitih pretinaca.

Prošli su dani kada imate samo dva računa e-pošte: jedan od vašeg šefa za posao, a drugi iz vašeg ISP-a za sve ostalo. Sada ćete vjerojatno imati Gmail, Hotmail, Yahoo ili neki drugi besplatni Webmail račun - a možda i dvije, tri ili više takvih adresa - uz ili umjesto vaših radnih i ISP računa.

Možete izbjeći otvaranje više programa ili prozora preglednika da biste pregledali sve poruke prosljeđivanjem pošte između aktivnih računa. Na taj način imate jedan univerzalni okvir koji je dostupan iz aplikacije za poštu kao što su Outlook ili Thunderbird te iz jednog prozora preglednika.

Dobar bonus ove tehnike je mogućnost upravljanja svim vašim poštama na temelju prednosti svakog sustava za e-poštu: pravila, sortabilnosti i integracije stolnih klijenata kao što su Outlook i Thunderbird te jednostavan, gotovo univerzalan pristup Webmailu. To vam također omogućuje filtriranje pošte koju primate na različitim računima, tako da se manje važne poruke - kao što su tjedni newsletter za susjedstvo i posebne ponude vaših omiljenih trgovaca - automatski preusmjeravaju s vašeg spremnika u mape za pregled kada imate vrijeme.

Prošlo je gotovo tri godine otkako sam objasnio kako usmjeriti poštu na i iz Gmail računa, Outlook i Thunderbird. Stranica za pomoć za Gmail pruža ažurirane upute za prosljeđivanje Gmail poruka POP i IMAP računima te za uvoz pošte s drugih računa u Gmail.

Izrada veze Outlook-Hotmail

Da biste u programu Outlook pregledali račun usluge Hotmail, pokrenite Microsoftov Outlook Hotmail Connector, koji također dodaje kontakte i kalendare na Hotmail njihovim Outlookovim ekvivalentima. Povezivanje POP ili IMAP računa s Hotmailom gotovo je jednako jednostavno. Nakon što se prijavite na račun usluge Hotmail, idite na stranicu Opcije usluge Hotmail, unesite adresu e-pošte i zaporku, a zatim kliknite Dalje.

Hotmail će se pokušati povezati s računom i uvesti njegove podatke. Možete izraditi novu mapu za uvezeni račun ili ga dodijeliti postojećoj mapi. Također možete odabrati jednu od sedam ikona u boji koje ćete koristiti za mapu.

Automatski dodijelite prioritete dolaznoj pošti putem pravila i filtara

Svi glavni sustavi e-pošte omogućuju obradu pošte prije nego što stigne do vašeg spremnika. U programu Outlook ovo se radi stvaranjem pravila koja automatski prosljeđuju poruke u mapu po vašem izboru, uključujući mapu Izbrisane stavke. U programu Outlook 2003 desnom tipkom miša kliknite poruku koju želite filtrirati i odaberite Kreiraj pravilo da biste otvorili dijalog Stvori pravilo. Odaberite svoje odabire i kliknite U redu ili odaberite Napredne opcije da biste otvorili čarobnjak za pravila.

U Outlooku 2007 i 2010, preusmjerite manje važne poruke tako da desnom tipkom miša kliknete na poruku, odaberete Pravila i odaberete jednu od četiri opcije: Uvijek premjesti poruke iz, Uvijek premjesti poruke, Stvori pravilo ili Upravljanje pravilima i upozorenjima. Odabirom jedne od prve dvije opcije od vas se traži da odaberete mapu ili stvorite novu mapu za spremanje poruka na ili s navedenog računa. Druge dvije opcije otvaraju dijaloški okvir Napravite pravilo i dijalog Pravila i upozorenja.

Više o stvaranju i korištenju pravila za Outlook 2003 za upravljanje poštom potražite u članku na web-mjestu Microsoftove podrške za Office. Web-lokacija također opisuje postupak stvaranja pravila za Outlook 2007 i Outlook 2010.

Filtriranje primljene pošte u Thunderbirdu

Da biste kreirali filtar poruka u Mozillinom klijentu e-pošte Thunderbird, kliknite Alati> Filtri za poruke i odaberite gumb Novo na desnoj strani dijaloškog okvira Pravila filtriranja. Dodijelite naziv filtru, u padajućim izbornicima odaberite željene kriterije filtra i kliknite U redu.

Odaberite filtar koji ste upravo stvorili u popisu Filteri poruka i kliknite gumb Pokreni sada u donjem desnom kutu zaslona. Kao iu programu Outlook i drugim sustavima pošte, mape navedene u Thunderbird lijevom oknu pojavljuju se podebljano kad sadrže nepročitane poruke. Da biste označili sve poruke u mapi kao pročitane tako da možete biti brzo upozoreni na novu poštu u toj mapi, odaberite je i kliknite Poruka> Označi> Sve pročitano (ili pritisnite Ctrl-Shift-C).

Isključite svoj Gmail unutar okvira putem filtara

Ja sam obožavatelj nove Gmailove značajke Prioritet unutar okvira koja pokušava postaviti najvažnije poruke na vrh mape s pristiglom poštom. Nažalost, prioritet Gmail-a vraća neke važne poruke na popis "Sve ostalo" i stavlja neke manje pravovremene poruke u skup prioriteta.

Gmailov prioritetni algoritam možete prioritetno odrediti pomoću filtara koji premještaju manje važne poruke u mapu po vašem izboru. Da biste to učinili, označite jednu od poruka koje želite filtrirati, odaberite "Više radnji" na vrhu popisa poruka i odaberite "Filtriraj poruke poput ovih". Pojavit će se dijaloški okvir Stvori filtar s adresom pošiljatelja u polju Od i svim ostalim porukama pošiljatelja na popisu ispod dijaloškog okvira.

Gmail vam omogućuje fino ugađanje filtra navođenjem adrese e-pošte primatelja, tekstom teksta, tekstom u samoj poruci, nedostatkom teksta u poruci ili ima privitak. Nakon unosa kriterija filtriranja, možete testirati filtar ili kliknuti Sljedeći korak da biste otvorili dijaloški okvir "Odabir akcije". Ovdje možete naložiti Gmailu automatsko arhiviranje poruke, primijeniti postojeću ili novu oznaku na nju, označiti je kao pročitanu, proslijediti je, izbrisati, označiti kao važnu ili izvesti neku drugu radnju.

Filtar možete primijeniti na sve poruke koje zadovoljavaju kriterije koje ste naveli označavanjem opcije "Također primijeni filtar na X razgovore u nastavku". Kliknite Izradi filtar da biste pokrenuli filtar i otvorili popis Gmail filtara koje ste izradili. Kada se vratite u Gmail okvir, filtar će biti naveden na lijevoj strani prozora zajedno s drugim oznakama.

Lako je uočiti nove dodatke tim kategorijama filtara jer se oznake koje sadrže nepročitane poruke prikazuju podebljano. U nekim slučajevima oznake mogu sadržavati stare nepročitane poruke koje ne želite čitati, ali još uvijek želite vizualni znak nove pošte u filtriranim kategorijama. Da biste označili sve poruke u kategoriji kao pročitane, odaberite oznaku u lijevom oknu, kliknite "Više radnji" na vrhu prozora i odaberite "Označi sve kao pročitano". (Ako u kategoriji ima više od 50 poruka, morat ćete odabrati Stariji i slijediti korake za svaki sljedeći zaslon pun pošte.)

Filtriranje poruka u Yahoo Mailu i Hotmailu

Značajka filtriranja usluge Yahoo Mail slična je Gmailovoj: odaberite jednu od poruka koje želite filtrirati, odaberite Akcije> Filtriraj e-poštu poput ove, odaberite opcije filtriranja (Za, Od, tekst u ili u predmetu ili tijelu poruke, itd.), odaberite mapu za preusmjeravanje poruka u (ili stvorite novu mapu) i kliknite Spremi. Nažalost, filtar se neće automatski primijeniti na trenutačnu poruku ili slične poruke.

Da biste pregledali, uredili ili izbrisali filtre usluge Yahoo Mail, kliknite Opcije> Više opcija i odaberite Filtri u lijevom oknu. Odaberite filtar u srednjem oknu da biste vidjeli njegove postavke u desnom prozoru. Gumbi na vrhu prozora omogućuju dodavanje, uklanjanje ili promjenu redoslijeda filtara.

Hotmail zahtijeva da najprije stvorite mapu na koju želite preusmjeriti poruke, a zatim desnom tipkom miša kliknite poruku i odaberite "Za tog pošiljatelja". Još četiri opcije pojavljuju se na dnu izbornika, od kojih su dvije "Premjesti sve iz" i "Izbriši sve iz" (druge dvije opcije omogućuju vam da pošaljete poruku ili pronađete sve poruke od pošiljatelja).

Odaberite odredišnu mapu za poruke na padajućem izborniku, označite "I premjesti buduće stavke" i kliknite "Premjesti sve". Kao i kod drugih poštanskih sustava, naziv mape pojavit će se podebljano kada sadrži nepročitane poruke. Ako želite postaviti sve postojeće poruke u mapu kao pročitanu, odaberite mapu, označite okvir u gornjem lijevom kutu da biste odabrali sve poruke u mapi, kliknite opciju "Označi kao" na vrhu prozora, i odaberite Pročitaj u padajućem izborniku.

Sada će se najvažnije poruke pojaviti u kutiji bilo kojeg programa ili usluge e-pošte koju upotrebljavate i moći ćete brzo vidjeti kada su stigle nove poruke od pošiljatelja koje ste odredili kao manje važne.

 

Ostavite Komentar