Tvrtka za koju radim oslanja se na Microsoft Word predloške za stvaranje svih vrsta dokumenata, od pisanja na jednoj stranici do izvješća od nekoliko stotina stranica. Predlošci nam omogućuju da svi dokumenti koje šaljemo klijentima i partnerima imaju sličan izgled i osjećaj.

Jedan od najčešće korištenih predložaka u našoj zbirci je s više stranica slovo koje prikazuje datum na vrhu prve stranice, odmah ispod logotipa tvrtke, kao iu zaglavlju sljedećih stranica. Nažalost, slova se obično sastavljaju nekoliko dana prije slanja, a datum slanja često se mijenja. Osim toga, pisma se ponekad šalju i na drugačiji datum od službenog "poslanog" datuma. Zbog toga ne možemo dodati polje u slova koja prikazuju trenutni datum.

Iako autori obično pamte da promijene datum na prvoj stranici pisma, gotovo uvijek zaboravljaju napraviti istu promjenu datuma u zaglavlju sljedećih stranica. Rješenje je bilo dodavanje polja za tekst na prvu stranicu pisma koje autori koriste za unos datuma slanja slova, a zatim za upućivanje unakrsnog upućivanja na tekstualno polje u zaglavlju sljedećih stranica.

Polja s riječima olakšavaju ponavljanje teksta

Zapravo je lakše jednom unijeti tekst i ponoviti ga u drugim dokumentima programa Word 2003 nego učiniti isto u programu Word 2007 i 2010. To je zato što je Microsoft otežao pristup gumbu polja za tekst u novijim verzijama Riječi. U ime ergonomije, siguran sam.

U programu Word 2003 otvorite predložak koji želite dodati ponovljenom tekstu. Provjerite je li alatna traka Obrasci vidljiva klikom na Prikaz> Alatne trake> Obrasci. Zatim postavite pokazivač na mjesto gdje želite da se ponavlja tekst i odaberite gumb polja za tekst na alatnoj traci Obrasci. (To je gumb "ab" na krajnjoj lijevoj strani alatne trake.)

Pojavljuje se siva kutija s pet malih krugova jedan do drugog. Kliknite na okvir za dodavanje kratkog opisnog teksta, kao što je "Unesite datum slanja". Dvokliknite okvir da biste otvorili dijaloški okvir Mogućnosti polja obrasca teksta. Ljudi koji koriste predložak unose tekst koji žele ponoviti u okvir "Zadani tekst". Za sada, ostavite to polje prazno, ali unesite kratki opisni tekst u polje Oznake u donjem lijevom kutu dijaloškog okvira (bez razmaka ili interpunkcije). Kada završite, kliknite U redu da biste zatvorili dijaloški okvir i vratili se na predložak.

Da bi bilo koji tekst koji autori unose u polje za tekstni tekst pojavio negdje drugdje u dokumentu, dodajte unakrsnu referencu na polje gdje god želite da se ponavlja tekst. Kao što sam objasnio gore, tvrtka za koju radim treba datum koji autori unose na prvoj stranici kako bi se pojavio u zaglavlju druge i svih sljedećih stranica dokumenta.

Prvi korak u dodavanju takvog unakrsnog upućivanja je kreiranje prijeloma odjeljka kako bi se spriječilo da se informacije zaglavlja pojavljuju na prvoj stranici dokumenta. Postavite pokazivač na kraj prve stranice, kliknite Umetni> Prekini i u odjeljku Odlomci odjeljka odaberite Sljedeća stranica. Dvaput kliknite na zaglavlje druge stranice i poništite odabir veze na prethodnu. Ista kao i prethodna oznaka će nestati.

Zatim kliknite na zaglavlje u kojem želite da se ponavlja tekst i odaberite Insert> Reference> Cross-reference. U dijaloškom okviru za unakrsnu referencu odaberite Bookmark u padajućem izborniku Reference Type i odaberite oznaku koju ste upravo stvorili na popisu oznaka koja se pojavljuje pri dnu prozora.

Kada upotrijebe predložak za izradu dokumenta, koji god tekst autori unose u polje za tekstni tekst na prvoj stranici pojavit će se u zaglavlju druge i sljedećih stranica (ili gdje god stavite unakrsnu referencu). Autori jednostavno dvaput kliknu na tekstualno polje da bi otvorili dijaloški okvir Mogućnosti polja za tekstni tekst, unesite tekst koji želite ponoviti u okvir "Zadani tekst" i kliknite U redu.

Nakon spremanja i ponovnog otvaranja dokumenta, taj će se tekst pojaviti u okviru za tekst kao i svim označenim lokacijama u dokumentu. Da biste odmah vidjeli kako tekst izgleda, koristite opciju Pretpregled ispisa bez da zapravo ispišete datoteku.

Ponavljanje teksta automatski je složenije u programu Word 2007 i 2010

Potpuno sam očekivao da će proces dodavanja takvih unakrsnih referenci biti lakši u novijim verzijama programa Word, ali to zapravo zahtijeva nekoliko dodanih koraka u programu Word 2007 i 2010. Prvo, morate biti sigurni da je traka Developer vidljiva; prema zadanim je postavkama skriveno. Da biste je prikazali, kliknite Datoteka> Opcije> Prilagodi vrpcu i označite Programer u odjeljku Glavne kartice na desnoj strani prozora Opcije programa Word.

Kada je traka razvojnog programera omogućena, odaberite je i odaberite gumb Naslijeđeni alati u odjeljku Kontrole na vrpci. U padajućem izborniku koji se pojavi odaberite ikonu Polja teksta na krajnjem lijevom dijelu gornjeg retka. Od tog trenutka koraci za dodavanje označenog tekstnog polja i unakrsne reference gotovo su identični onima opisanim gore za Word 2003.

Imajte na umu da tekstualno polje i unakrsne reference u predlošku programa Word 2007 i 2010 izgledaju drugačije nego u predlošku programa Word 2003. Također, kreirate prijelom odjeljka u dvije novije verzije programa Word (kako biste spriječili da se ponovljeni tekst pojavljuje u zaglavlju prve stranice dokumenta) tako da kliknete vrpcu Page Layout, odaberete Prekidi i odaberete Sljedeća stranica u odjeljcima odlomaka.