Iako veliki kapaciteti za pohranu iz davatelja usluga e-pošte ovih dana zahtijevaju manje pohranjivanje pohrane, postoje situacije u kojima ljudi još uvijek mogu upasti u ograničenja za pohranu ili moraju izbrisati tisuće poruka koje nereduju svoje mape pristigle pošte. To može biti osobito istinito ako se plan pohrane promijeni na manju razinu, kao što je slučaj s osnovnim Appleovim iCloud planom za pohranu za osobe koje su prešle s MobileMe.

Ako trebate očistiti poruke e-pošte kako biste oslobodili prostor u pristigloj pošti, to možete učiniti ručno tako što ćete najprije kliknuti na stupac Veličina u Mailu kako biste svoje poruke razvrstali prema veličini (uključujući privitke), a zatim ih postupno brisali ili premještali u lokalni poštanski sandučić da biste oslobodili prostor na računu.

Drugi pristup je arhiviranje poruka i njihovo brisanje iz ulazne pošte, što se može učiniti tako da desnom tipkom miša kliknete na poštanski sandučić i odaberete Izvoz poštanskog sandučića, a zatim izbrišete stare poruke nakon spremanja poštanskog sandučića. Alternativno možete arhivirati svoje poruke odabirom jednog ili više (ili kliknuti na poruku na popisu i pritisnuti Command-A za odabir svih), a zatim kontrolom kliknite ili desnom tipkom miša na odabir i odaberite Arhiviraj iz kontekstualnog izbornika koji treba ih sažeti i premjestiti u poštanski sandučić Arhiva na vašem Mac računalu.

Posljednji pristup je ručno arhiviranje poruka pomoću pravila za poštu koji će premjestiti stare poruke u lokalni poštanski sandučić, koji će ukloniti poruke s vašeg mrežnog računa i pohraniti ih lokalno na vašem Mac računalu. Ovaj pristup je sličan arhiviranju, s izuzetkom da vam omogućuje da prilagodite vrste poruka za arhiviranje i gdje ih pohranite, umjesto da koristite određeni poštanski sandučić za arhivu. Da biste to učinili, prvo stvorite novi poštanski sandučić (nazovite ga "Stara pošta", "Arhiva" ili nešto slično) i provjerite je li stvoren na lokaciji Na mom Mac računalu. Zatim idite na Mailove postavke i stvorite novo pravilo (nazovite ga "Old Items" ili nešto slično). Zatim promijenite uvjet u "ako su zadovoljeni svi sljedeći uvjeti" i postavite uvjete za arhivirane poruke.

Iako možete odabrati bilo koji uvjet koji će odgovarati vašim potrebama, jedan od postavki koji može dobro funkcionirati jest arhiviranje poruka koje su starije od tjedan dana ili mjesec dana. Da biste to učinili, odaberite svaku poruku kao jedan uvjet, a zatim odaberite Datum primljeno kao drugi uvjet i postavite ga na određeni vremenski okvir (tj. Stariji od 30 dana). Zatim odaberite Premjesti poruku u odjeljku Akcije i odaberite novo izrađeni poštanski sandučić na Macu kako biste ih premjestili.

Kada završite, spremite pravilo klikom na U redu; sada možete arhivirati bilo koji izbor poruka e-pošte pokretanjem pravila na njemu. Jedino upozorenje na ovaj pristup su pravila koja se automatski pokreću samo na novim porukama; stoga, da bi ovo pravilo funkcioniralo na postojećim porukama, morat ćete ga ručno pozvati na odabiru poruka. Da biste to učinili za sve poruke u poštanskom sandučiću, odaberite poštanski sandučić i pritisnite Command-A za odabir svih poruka u njemu, a zatim odaberite Apply Rules iz izbornika Messages (ili pritisnite Option-Command-L), a sve starije od pada u određenom vremenskom okviru pravila treba premjestiti iz trenutnog poštanskog sandučića u određeni arhivski poštanski sandučić.