Uredski apartmani prešli su dug put u smislu kompatibilnosti od prije pet i deset godina. Ranije se dokument u jednom uredskom paketu rijetko ispravno otvarao u natjecateljskoj uredskoj aplikaciji, ili ako bi to mogao biti gobbledygook i nečitak. Čak i različite verzije sustava Microsoft Office nisu mogle pravilno razgovarati.

Polako se to promijenilo i danas je kompatibilnost s datotekama moguća između aplikacija kao što su Office, iWork, Open Office, pa čak i online paketi od Googlea i Zoho-a. Međutim, taj proces ne znači da ne postoji nekoliko problema. U ovom članku usredotočit ćemo se na kompatibilnost s iWork 08 i Office 2007 (Windows) i Office 2008 (Mac), ali možete koristiti neke od tih savjeta i primijeniti ih na drugi omiljeni uredski paket.

PDF | Stranice i Word | Brojevi i Excel | PowerPoint i Keynote

U lijevom kutu nalazi se iWork, Appleov uredski program aplikacija koji uključuje program za obradu teksta pod imenom Pages, aplikaciju za proračunske tablice pod nazivom Brojevi i dio softvera nazvan Keynote. U desnom kutu nalazi se zvijer u teškoj kategoriji od uredskih apartmana tvrtke Microsoft s programima Word, Excel i PowerPoint.

Nažalost, 100-postotna jamstva ne mogu se smatrati da će dokumenti izgledati potpuno jednako dok dijele dvije aplikacije. Ako vaša redovita razmjena poslovnih dokumenata mora biti precizna, to će postati gnjavaža i možda ćete htjeti razmotriti standardizaciju na iWork, Microsoft Office ili nekom drugom dostupnom uredskom paketu.

Rekavši to, možda čak nemate ni izbor da koristite iWork ili čak Office za Mac. Appleova platforma trenutno ne podržava funkcionalnosti kao što su VBA makronaredbe, Pivot tablice, niti neke prilagođene back-end uredske aplikacije ugrađene u Visual Basic. U tim slučajevima imate ograničene mogućnosti, ali koristite verziju sustava Office za Windows. Ako ste moćni korisnik, možda ćete htjeti ponovno stvoriti makronaredbe u iWork-u pomoću programa AppleScript, ali to je neugodan proces i ne postoji trenutni način automatizacije ili prevođenja osim ručno.

Iako postoje te mine za produktivnost da bi bili svjesni, to ne znači da ne možete učinkovito dijeliti svoje dokumente. Evo kako:

Kada sumnjate, koristite PDF

Kad god dijelite dokument, a primatelj ga ne treba mijenjati, najbolji način za dijeljenje datoteka je pretvorba u PDF. Ovo je povjetarac u iWork i Microsoft Office i najbolji je način da se osigura da će datoteke biti kompatibilne s bilo kojim računalom.

U PDF dokument u iWork-u je sličan u Pages, Numbers i Keynote. Kliknite Datoteka -> Izvoz -> PDF. Svaka aplikacija ima različite mogućnosti izvoza, ali sve imaju PDF.

U PDF dokument u programu Microsoft Office za Mac, kao što je Word, PowerPoint ili Excel, jednostavno kliknite Datoteka -> Spremi kao -> Odaberite PDF iz padajućih opcija. Verzija sustava Windows nije tako prijateljska i zahtijevat će ili Adobe Acrobat, ili nešto slično doPDF instaliranom, a oba će instalirati virtualni pisač. Nakon toga možete kreirati PDF tako da odete u Datoteka -> Ispis i odaberete Acrobat ili odgovarajući pisač i datoteka će se izvesti.

Problem s PDF dokumentima je u tome što, iako mogu standardizirati izgled i dojam dokumenta, nedostaje mu mogućnost suradnje i izmjene dokumenata.

Kompatibilnost datoteka

Ako ćete dijeliti i surađivati ​​koristeći iWork 08 i Microsoft Office 2007 (Windows) ili Mac Office 08 onda je važno znati kako ta dva programa rade zajedno. Prilikom uvoza zadanih datoteka sustava Microsoft Office 2007 i Mac Office 08 (otvoreni XML formati datoteka s nastavcima kao što su .pptx, docx i .xlsx), iWork će uvesti datoteke i automatski prijaviti sve nekompatibilnosti. Međutim, iWork ne može spremiti ili izvoziti dokumente natrag u ovaj Open XML format, već može izvesti samo natrag u prethodne formate sustava Office, kao što su .doc, .ppt i .xls.

Prema zadanim postavkama Microsoft Office ne može čitati iWork 08 datoteke, prvo ih morate izvesti u .doc, .ppt i .xls datoteku prije pokušaja dijeljenja tih dokumenata. To se može učiniti u Pages, Numbers i Keynote klikom na File -> Export -> i odaberite Word, PowerPoint ili Excel.

PDF | Stranice i Word | Brojevi i Excel | PowerPoint i Keynote

Dijeljenje datoteka između stranica i Worda

Kao pravilo, ako imate jednostavan dokument stvoren u Wordu, on će se pojaviti na sličan način u stranicama. Dok izgled i dojam mogu biti isti, proces prijevoda zapravo pretvara Wordov dokument u dokument Stranice ispod haube. To stvara neke čudne stvari za Wordove dokumente izvorno korištenjem Word Art-a, određenih stilova fontova, a ponekad i razmaka redaka.

Da biste popravili probleme s razmakom između redaka, kliknite na tekst inspektor u Stranicama i provjerite je li razmak postavljen u pikselima.

Na sličan način, prilikom izvoza dokumenata u Microsoft Word ne svi se stilovi lijepo prikazuju u programu Word. To je osobito slučaj kod korištenja značajki crtanja, tekstualnih okvira i oblika. Ipak, nije sve propast i tama. Većina funkcija funkcionira dobro ili ako stranice imaju problema s tumačenjem Wordovih podataka, pojavit će se upozorenje.

Jedna od najvećih bugbearsa je mogućnost da dokumenti Worda i Worda ispravno pregledavaju ugrađene proračunske tablice i grafikone. U našim testovima pokušali smo prikazati neke jednostavne podatke i vidjeli da su tablice izgledale potpuno različite u svakoj aplikaciji. Za najbolje rezultate trebali biste razmotriti snimanje zaslona složenih vizualizacija podataka kako biste bili sigurni da izgleda jednako u obje aplikacije.

Najbolji savjet za dijeljenje između dokumenata na stranicama i Worda je korištenje standardnog, nefunkcionalnog oblikovanja i korištenje minimalnih Word Art i crtati značajke.

PDF | Stranice i Word | Brojevi i Excel | PowerPoint i Keynote

Suradnja između brojeva i Excela

Brojevi i Excel su proračunske tablice, ali ispod njih nalaze se dva sasvim različita motora. Oni su, kako kažu u jugoistočnoj Aziji, "isti, isti, ali različiti". Excel ima snažniji motor koji može upravljati složenijim operacijama i integracijom s back-end sustavima koje pokreće baza podataka. Brojevi su više usmjereni prema osnovnom računovodstvu i prebrojavanju graha, ali se ističu (bez namjere igranja) u prikazivanju i izvozu grafikona i grafičkim prikazom podataka.

Kada dijelite Excelove dokumente s korisnicima brojeva, jedan od najvećih problema može se pojaviti ako pokušate uvesti neke statističke i inženjerske funkcije. To neće utjecati na većinu korisnika koji koriste proračunske tablice za računovodstvena mjerenja, ali možda želite provjeriti složene funkcije s primateljima kako biste provjerili odgovaraju li brojevi. Srećom, problem je očigledan pri otvaranju brojeva - ćelije su označene kada nijedna funkcija ne može biti dovršena iz uvezenog dokumenta.

Prilikom uvoza velikih Excelovih datoteka i pokušaja njihovog otvaranja u Brojevima neki su korisnici naišli na problem svog Mac računala koji nema dovoljno slobodne memorije. Ako se to dogodi, provjerite je li otvorena samo minimalna količina aplikacija odjednom, a ako to ne uspije, možda ćete morati nadograditi RAM. Kao grubi mjerač, računalo s 512 MB RAM-a će imati najviše 53.687 stanica u Excelovom dokumentu.

Otvaranje datoteka zaštićenih Excelovim sigurnosnim značajkama može imati neparne rezultate. Ako je radna knjiga zaštićena lozinkom, brojevi će se pojaviti s porukom o pogrešci. Ćelije zaštićene lozinkom uvezene iz programa Excel mogu funkcionirati, ali će se pojaviti prazne. Ako želite jednostavno dijeliti dokument, onda je najbolje da Microsoftovu značajku isključite. Da biste to učinili, otvorite datoteku u programu Excel i idite na Alati -> Zaštita -> i odaberite radnu knjigu za otključavanje. Samo izvorni autor moći će otključati zaštitu lozinkom.

Na drugoj strani ima nekoliko problema kada otvaram dokumente Appleovih brojeva u Excelu. Zapamtite da u Excelu ne možete izravno otvoriti dokument Numbers, morate ga izvesti kao .xls datoteku. Prilikom otvaranja .xls datoteke u brojevima možete primijetiti razliku u načinu prikazivanja podataka. Primjerice, možete vidjeti datoteku s mnogo radnih listova umjesto tablica na jednom listu, kao što vidite s brojevima. Zaobilazno rješenje je zalijepiti podatke u jednu tablicu u brojevima, a zatim izvesti. Na taj način možete jasno vidjeti svoje podatke na više radnih listova u Excelu.

Tijekom procesa izvoza Brojevi će automatski prikazati okno s pregledom koji će prikazati potencijalne probleme prilikom otvaranja dokumenta u Excelu. Iako će mnoge od njih biti zamjene, važno je imati na umu što i kako Numbers izvozi podatke.

Dijeljenje podataka između brojeva i Excela i čuvanje integriteta dokumenta najteže je u ovom testu. Preporučujemo prvo postavljanje dokumenata u programu Microsoft Excel i rad s jednim .xls formatom. Time će se smanjiti nekompatibilnost podataka i vizualnih elemenata između dva programa.

PDF | Stranice i Word | Brojevi i Excel | PowerPoint i Keynote

Dijeljenje prezentacija između programa PowerPoint i Keynote

Dijeljenje prezentacija i suradnja između ova dva programa moguća je sve dok održavate na minimumu fantastične multimedije, prijelaze i automatske značajke.

Ovdje se mogu koristiti i dva brza savjeta koja smo već naučili. Prvo, pokušajte da ne koristite Word Art u PowerPointu. Keynote će pokušati uskladiti font Word Art, ali ako nije dostupan, stavit će zamjenu koja bi vašu prezentaciju mogla učiniti amaterskom. Drugo, prvo napravite osnovni dokument u programu PowerPoint ako je moguće. To će smanjiti nedosljednosti u uvozu i izvozu ako zadržite dokument u .ppt datoteci.

Ako namjeravate koristiti videozapise u svojim prezentacijama, najbolja opcija za kompatibilnost s oba programa je Flash. Flash je navodno instaliran na 97 posto svih računala i lako se može vidjeti u gotovo svakom pregledniku. Međutim, sljedeća najbolja opcija je Quicktime koji podržava i Mac i PC računala. Flash se također može koristiti za kontrolu zvuka u oba okruženja, ali otkrili smo da su zadane audio opcije dobro funkcionirale između dvije aplikacije.

Prijelazi slajdova i tekst koji ulaze i izlaze zajedno sa slikama koje lete u prezentaciji mogu izgledati lijepo, ali nisu uvijek dobro prebačene između PowerPointa i Keynotea. Kao opće pravilo za dijeljenje dokumenata trebali biste stvoriti osnovne prijelaze, pokušati isključiti automatizirane funkcije i održavati ga jednostavnim.

Iako smo prethodno izjavili da je PDF najkompatibniji format za izvoz dokumenata, postoji nekoliko dodatnih opcija za prezentacije koje će zadržati interaktivnost kako je postavljeno u Keynote ili PowerPointu. Kao interaktivna platforma, ove se prezentacije mogu izvesti na web, filmsku datoteku, slike, Flash, pa čak i iPod. Jednostavno odaberite najbolju platformu za ciljanu publiku.

Možda smo na neke načine naučili da ova dva programa ne rade zajedno i kako minimizirati netočnosti podataka, ali oni igraju zajedno relativno dobro izvan okvira. Međutim, upravo one male stvari koje ne rade, zbrojit će se i biti uznemirujuće za dijeljenje dokumenata između iWork-a i Office-a ili razbiti kritičnu prezentaciju. Za najbolje rezultate kompatibilnosti najbolje je koristiti metodu KISS (drži to jednostavno, glupo) ili jednostavno standardizirati dokumente pod iWork ili Office.

Kao dodatna napomena, nemojte se bojati koristiti besplatne alternative kao što je Open Office koji je dostupan na Windows, Mac i Linux ili Googleovim aplikacijama koje zahtijevaju samo pokretanje preglednika.