Tehnologija ometa, nema sumnje u to. Umjesto da elektroničkim napravama dopustite da odvrate vašu pažnju od važnijih aktivnosti u svom radnom danu, upotrijebite ih da izoštrite fokus.

Za mnoge metode upravljanja vremenom potreban je višednevni simpozij. Jednostavna alternativa je Pomodoro tehnika Francesca Cirilla, koja je nazvana po 25-minutnom kuhinjskom tajmeru u obliku rajčice koju je Cirillo koristio za održavanje fokusa dok je studirao na koledžu u Rimu.

U roku od 25 minuta možete naučiti većinu onoga što se može znati o izravnom Pomodoro pristupu upravljanju vremenom. Besplatna e-knjiga Pomodoro Tehnike (PDF download) traje toliko vremena za čitanje.

Ukratko, popis svih aktivnosti svakog dana i određivanje broja "Pomodorosa" ili 25-minutnih vremenskih blokova, potrošit ćete na svaku od njih; možete podesiti duljinu vašeg Pomodorosa, ali čini se da 25 minuta nakon čega slijedi 5-minutna pauza funkcionira za mnoge ljude. Nakon četiri Pomodorosa, uzmeš duži odmor.

Dok radite, pratite broj Pomodorosa za koji je svaki zadatak zapravo potreban. Na kraju dana usporedite svoju procjenu sa stvarnim rezultatima za svaki zadatak. Koristite te informacije da biste poboljšali svoje buduće procjene.

Govoreća rajčica prati vaš radni dan

Nekoliko je programa napisano za uporabu s Pomodoro tehnikom. Ono na što sam pristao je besplatni Pomodoro Timer, program otvorenog koda koji postavlja ikonu rajčice u područje obavijesti u sustavu Windows; uslužni program je također dostupan za Mac i Linux.

Pomodoro Timer nema nikakvu dokumentaciju ili pomoćne informacije, pa ga morate uzeti ili ostaviti. Nakon što instalirate program, desnom tipkom miša kliknite ikonu rajčice u području obavijesti i odaberite Pokreni Pomodoro. Od vas se traži da pomodoru date ime. Kliknite U redu da biste pokrenuli sat.

Odaberite Postavke na izborniku desnom tipkom miša da biste otvorili dijaloški okvir s prikazom opcija za promjenu trajanja svakog Pomodora, prilagođavajući upozorenja i zvučne efekte programa (sigurno želite poništiti odabir "Zvuk otkucavanja") i imenovanje i praćenje Pomodoros.

Dok radite, preostalo vrijeme u trenutnoj Pomodoro odbrojava se u području obavijesti u crnim brojevima. Označite "Prikaži vremenski brojač" u dijaloškom okviru Postavke da biste prikazali preostalo vrijeme u malom skočnom prozoru ispod slutnja crnog broja.

Rukovanje okrivljenim za vrijeme upravljanja: prekidi

Naravno, radni dani su često nepredvidivi. Prekidi su ponekad interni, kao što je potreba da provjerite vašu e-poštu, a ponekad i vanjsku, kao što je telefon koji zvoni ili improvizirani sastanak sa svojim šefom. Kada se prekine, pauzirajte Pomodoro desnim klikom na odbrojavanje i odabirom Prekini Pomodoro. Ako prekid postane zadatak, zabilježite ga zajedno s ostalim Pomodorosima.

Na vašem Pomodoro dnevniku možete zabilježiti koliko je hitno i važno svaki prekid, a ako nije, pokušajte ga odložiti u budućnosti dok ne završite zadatak. Cilj je poboljšati sposobnost predviđanja vremena potrebnog za različite zadatke.

Kada ste spremni za povratak na posao, odaberite Resume Pomodoro iz izbornika s desnom tipkom miša.

E-knjiga preporučuje korištenje papira za planiranje Pomodorosa svakog dana i bilježenje napretka i prekida rada. Naravno, možete jednostavno koristiti proračunsku tablicu, zapis baze podataka ili tekstualnu datoteku kako biste pratili svoju radnu aktivnost. Koristio sam zadani uređivač teksta na računalu kako bih stvorio svoj Pomodoro dnevnik (zvuči kao nešto što biste vidjeli pored avokada na zabavi).

Da biste pregledali statistiku u prošlom Pomodorosu, u izborniku s desnom tipkom miša odaberite Statistika. Pomodorosi su popisani po imenu, datumu završetka i trajanju, zajedno s informacijama o prekidima. Unose možete sortirati za svaki stupac, ali podatke ne možete izvesti osim kopiranja i lijepljenja svakog unosa pojedinačno.

Proveo sam nekoliko dana snimanja i analize Pomodorosa. Taj proces nije mi smetao radni dan. Budući da većina ljudi planira svoje radno vrijeme na temelju polusatnih segmenata, predviđanje vremena koje će svaki zadatak trajati bilo je intuitivno. Zabilježio sam Pomodoros samo kad sam bio za svojim stolom i obično na računalu. Drugi ljudi će ih koristiti za planiranje sastanaka i mnoge njihove telefonske pozive vezane uz poslovanje.

Polu-satni koraci pokazali su se prekratkim za mene. Interval sam povećao na 1 sat, a vrijeme na pauzu na 10 minuta. Puhala sam pokraj uspomena na pauzu od 25 minuta, ali obično sam bila spremna za kratak predah nakon sat vremena ili tako da bih radila.

Radim od kuće, tako da je jedna neočekivana korist od snimanja mojih prekida odluka o isključenju zvuka na našoj fiksnoj mreži tijekom radnog dana. Oslanjam se na svoj mobitel za posao, tako da je gotovo svaki poziv na fiksnoj mreži od 9 do 5 bio robo-pozivni marketinški teren ili podsjetnik na sastanak. (Naš kućni broj je registriran na svakoj listi ne-ne-poziva, ali neželjene marketinške parcele i dalje postoje.)

Bilo da redovito planirate i snimate Pomodoros ili to činite samo kratko vrijeme, vjerojatno ćete bolje razumjeti kako zapravo provodite svoj radni dan. Informacije će učiniti vaše planiranje točnijim i mogu također ukazati na načine na koje možete smanjiti prekide i izbjeći druge radnike.