Šest načina za brži rad u programu MS Outlook

Organizacije velike i male oslanjaju se na Wordove dokumente, Excelove proračunske tablice i PowerPoint prezentacije kako bi obavili posao. Na neki način Outlook je siromašni rođak triju visokoprofilnih Office aplikacija. No, pravi radnik u Microsoftovom sveprisutnom paketu je glamurozna e-pošta / upravitelj kontakata / raspored zadataka.

Ovih šest savjeta za Outlook 2010, 2007 i 2003 omogućit će vam manje vremena za ponovno otvaranje arhiviranih poruka, podsjećanje na podsjetnike, povlačenje datoteka da biste ih poslali kao privitke, dodavanje izraza u alat za provjeru pravopisa, brisanje prostora na programskoj traci i poboljšanje na popisu prečaca na tipkovnici koji štite od klika za Outlook.

Arhivirajte poruke mape u svom rasporedu

Mnogi ljudi nemaju potrebu arhivirati svoju Outlookovu e-poštu, već umjesto toga izbrisati stare poruke ili ih jednostavno akumulirati. Međutim, većina organizacija ograničava veličinu pojedinačnih Outlookovih računa, tako da možete primiti obavijest od IT ljudi da arhiviraju neke od vaših starih poruka e-pošte.

Arhiviranje može spriječiti nadimanje mapa, ali preuzimanje arhiviranih poruka traje dulje nego ponovno otvaranje nearhiviranih poruka. Možda će vam biti potreban jednostavan pristup porukama starijim od 6 mjeseci od zadane Outlookove automatske arhive starosti. Lako je odgoditi Outlookovo arhiviranje ili arhiviranje određenih mapa i poruka u programu.

(Napominjemo da značajka čišćenja programa Outlook 2010 automatski uklanja ono što identificira kao redundantne poruke u odabranim mapama. To nije isto kao i arhiviranje stare e-pošte.)

Da biste omogućili automatsko arhiviranje pošte u određenoj mapi, desnom tipkom miša kliknite mapu i odaberite Svojstva> Automatsko arhiviranje. Prema zadanim postavkama program za arhiviranje pokreće se svakih 14 dana i primjenjuje se na poruke starije od šest mjeseci. Da biste promijenili zadane postavke, odaberite gumb Default Archive Settings (Zadane postavke arhive) da biste otvorili dijaloški okvir za automatsko arhiviranje. Ovdje možete mijenjati učestalost arhiviranja, duljinu trajanja poruka koje se ne arhiviraju i lokaciju arhivske datoteke.

Da biste prilagodili postavke arhive jedne mape, kliknite je desnom tipkom miša, odaberite Svojstva> Automatsko arhiviranje, odaberite "Arhiviraj ovu mapu pomoću ovih postavki" i napravite svoj izbor. Da biste spriječili arhiviranje pojedine poruke, otvorite je i kliknite Datoteka> Informacije> Svojstva u programima Outlook 2010 i 2007 ili Datoteka> Svojstva u Outlooku 2003. Označite "Nemoj automatski arhivirati ovu stavku."

Učinite podsjetnike informativnijima

Outlook vam omogućuje dodjeljivanje određenih poruka kategoriji označenoj bojom ili ih označite zastavom za praćenje. Čak i uz ove vizualne znakove, možda će vam trebati pomoć pri pamćenju važnosti poruke. Da biste dodali opis koji se pojavljuje pokraj oznake kada otvorite poruku, odaberite Slijedi> Prilagođeno i unesite riječ ili izraz objašnjenja.

Da biste dodali podsjetnik koji će se pojaviti iu vašim zadacima i kalendaru, desnom tipkom miša kliknite poruku i odaberite Slijedi> Dodaj podsjetnik. U polje "Označi kao" dodajte opis naknadne radnje. Ovaj tekst će se pojaviti na vrhu poruke zajedno s drugim informacijama o podsjetniku.

Brz način slanja privitka datoteke

Tipičan pristup pričvršćivanja datoteke na e-poštu jest otvaranje nove poruke, odabir ikone spajalice i navigacija do datoteke u prozoru mape koji se pojavi. Ako se nalazite u Windows Exploreru ili bilo kojem prozoru mape, možete desnom tipkom miša kliknuti datoteku i odabrati Pošalji na> primatelja pošte, koja otvara novu poruku u vašem zadanom programu e-pošte.

Možda ćete moći uštedjeti još više vremena tako što ćete datoteku povući izravno u mapu ulazne pošte programa Outlook, koja na isti način otvara novu poruku s automatskim povezivanjem datoteke.

Prilagodite Outlookovu provjeru pravopisa

Pravopisne pogreške su neprofesionalne, zbog čega je značajka provjere pravopisa u programu Outlook neophodna za većinu ljudi. Nijedan rječnik za provjeru pravopisa ne uključuje sve riječi koje ćete redovito koristiti u vašim podudarnostima. Outlookov alat za provjeru pravopisa možete učiniti točnijim dodavanjem imena i pojmova koje često koristite. U programima Outlook 2010 i 2007 odaberite Datoteka> Opcije> Pošta> Pravopis i automatsko ispravljanje> Prilagođeni rječnici> Uredi popis riječi. Dodajte nove pojmove jednu po jednu i dvaput kliknite U redu.

U programu Outlook 2003 kliknite Alati> Opcije> Pravopis i odaberite gumb Uredi u odjeljku "Uređivanje prilagođenog rječnika". Kliknite upozorenje, ako je potrebno, dodajte nove pojmove u datoteku Custom.dic, kliknite Datoteka> Spremi, a zatim Datoteka> Izlaz. (U redu, ovaj vam savjet možda neće uštedjeti mnogo vremena, ali možda će vam izgledati bolje.)

Microsoft pruža više informacija o prilagođenim rječnicima u programu Outlook i drugim aplikacijama sustava Office 2010 na web-mjestu Office Support.

Minimizirajte Outlook u područje obavijesti

Na pola radnog vremena programska traka može biti pretrpana minimiziranim aplikacijama, čak i ako odaberete opciju grupiranja više otvorenih prozora po programu. (Da biste postavili ovu opciju, desnom tipkom miša kliknite programsku traku, odaberite Svojstva> Traka sa zadacima i odaberite "Uvijek kombiniraj, sakrij oznake" u padajućem izborniku pokraj "Gumbi programske trake.")

Možete izvući Outlook iz kombinacije trake sa zadacima tako da stavite minimiziranu ikonu samo u područje obavijesti. Da biste to učinili, desnom tipkom miša kliknite ikonu programa Outlook u području obavijesti i odaberite Sakrij kada je minimizirano. Outlook će se od tada minimizirati samo u područje obavijesti, a ne na programsku traku.

Brzo se prebacite na drugu aplikaciju sustava Office

Ako imate otvorenu jednu aplikaciju za Office, vjerojatno ćete morati obaviti neki posao u drugoj. Možete otvoriti novi Wordov dokument, Excelovu proračunsku tablicu, PowerPoint prezentaciju ili neku drugu vrstu datoteke iz programa Outlook pritiskom na Ctrl + Shift + H. Ovaj prečac na tipkovnici otvara dijaloški okvir Novi Microsoft Office dokument. Samo odaberite željenu vrstu datoteke i kliknite U redu.

Microsoft Office stranica navodi desetke tipkovničkih prečaca za Outlook 2010, Outlook 2007 i Outlook 2003. Evo kratica za e-poštu:

Prebaci se na Pristiglu poštu: Ctrl + Shift + I

Prebaci se na Odlazne: Ctrl + Shift + O

Odaberite račun za slanje poruke sa: Ctrl + Tab (fokus na liniju To), zatim karticu na gumb Računi

Pošalji: Alt + S

Odgovorite na poruku: Ctrl + R

Odgovori svima na poruku: Ctrl + Shift + R

Označite poruku kao da nije bezvrijedna: Ctrl + Alt + J

Prikaži blokirani vanjski sadržaj (u poruci): Ctrl + Shift + I

Objavi u mapi: Ctrl + Shift + S

Potražite novu poštu: Ctrl + M ili F9

Idite na sljedeću poruku: Strelica gore