Kada posao tek počinje i osnivači trebaju popuniti neke administrativne rupe jeftino, jednostavne web-aplikacije mogu popuniti prazninu. Aplikacije koje ćemo ovdje pogledati nisu uvijek dobre za velike organizacije; zapravo, nekoliko je dizajnirano posebno za manje tvrtke koje trebaju jednostavna, ali robusna rješenja za zajedničke poslovne potrebe.

Upravljanje projektima s Basecampom

Kada tvrtka počne servisirati više klijenata, ona mora upravljati logistikom i osigurati da zaposlenici rade ono što se od njih očekuje. Tamo dolazi Basecamp.

Basecamp nije samo jednostavan koordinator online projekta, on je najbolji takve vrste na webu. Nakon što se prijavite, možete odmah početi stvarati projekte i dijeliti ih s zaposlenicima. Stranica ima mogućnost izrade popisa zadataka, mogućnost dijeljenja datoteka, praćenje napretka projekta, praćenje vremena kako bi se vidjelo koji su zaposlenici radili na projektu, i još mnogo toga. U biti, Basecamp pruža potpunu uslugu upravljanja projektima koja vam omogućuje da vidite koliko dobro vaša tvrtka obavlja svaki korak na putu.

Kreiranje i praćenje projekata u Basecampu ne može biti jednostavnije. No, Basecamp nije besplatan. Njegovo osnovno izdanje košta 24 dolara mjesečno i omogućuje korisnicima da kreiraju i prate 15 projekata istovremeno i pohranjuju do 3 GB podataka. Planovi idu od tamo do 149 dolara mjesečno, što omogućuje neograničen broj projekata, 50 GB prostora za pohranu i praćenje vremena (ostali planovi ne nude praćenje vremena). Ako tražite nešto jednostavno i učinkovito u upravljanju projektima, Basecamp je vrijedan novca.

Uzmite sve svoje bilješke uz Evernote

Stizanje na posao uzimanja bilješki i njihovo kategoriziranje je teško i previše vremena. Evernote je izvrstan alat za poduzetnike koji žele organizirati sve svoje vizualne i tekstualne bilješke.

Evernote se isporučuje u dva različita okusa - premium i premium. Besplatna inačica omogućuje vam snimanje bilješki, snimanje fotografija i snimanje web stranica pomoću računala ili Mac računala. Nakon što završite, možete ih učitati na Evernote poslužitelj, koji zatim izvodi rudimentarni OCR na vašim slikama, što olakšava pronalaženje kada izvršite pretraživanje. Premium verzija, koja košta 5 USD mjesečno, nudi 500MB mjesečnog prostora za pohranu (besplatna verzija ima samo 40MB prostora za pohranu), bolje sigurnosne značajke i mogućnost sinkroniziranja bilo koje vrste datoteka s drugim računalima ili mobilnim telefonima.

Evernote radi iznimno dobro. Koristim ga za bilješke i s vremena na vrijeme prenosim audio i fotografije, a za nekoliko minuta podaci se kategoriziraju na temelju informacija koje sadrži. Na primjer, ako na svom Evernote računu potražim "Windows XP", odmah prikazuje sve tekstualne datoteke i zvučne zapise koji spominju Windows XP. Neprestano se čudim koliko je lako pronaći moje neuredne bilješke.

Za poslovni svijet, Evernote je idealan alat. To čini održavanje sastanaka jednostavnim, a ako želite kasnije snimiti konferencijske pozive, možete koristiti Evernote kako bi vam pomogli u pomicanju memorije. U biti, Evernote je još jedan administrativni pomoćnik u uredu. Jedina razlika je u tome što je besplatna ako ne trebate punu podršku, ili 5 USD mjesečno ako želite svaku značajku. Za tvrtku koja želi osigurati sve što radi, dobro je organizirana, to nije ništa.

FreshBooks za naplatu

Na webu ima mnogo usluga naplate, a svaka nudi vlastitu kombinaciju upotrebljivosti i primjenjivosti za tvrtku. Ali ako tražite nešto jednostavno što će vam olakšati praćenje ciklusa naplate, FreshBooks je dobro mjesto za početak.

FreshBooks olakšava upravljanje klijentima, projektima i, što je najvažnije, računima. Alat generira periodične račune i automatski naplaćuje klijentima. Čak i bolje, to je relativno povoljno: možete platiti ništa ako vam je potrebno osnovno fakturiranje ili platiti do $ 149 mjesečno ako želite više zaposlenika za pristup računu.

Kada sam počeo koristiti FreshBooks, znajući sve značajke koje nudi, očekivao sam velike stvari iz alata. Srećom, bio sam zadovoljan. Osim što možete uvoziti i izvoziti u QuickBooks i CSV datoteke, alat se automatski integrira s rješenjima za obradu plaćanja kao što je PayPal, a njegov dizajn omogućuje brzo i jednostavno dovršavanje zadataka fakturiranja. Zapravo, otkrio sam da mogu stvarati račune i slati ih klijentima u daleko manje vremena nego što sam razviti osnovne račune u Wordu i tako ih poslati klijentima.

Gdje FreshBooks stvarno sjaji je u svojim praćenje. Ako koristite grubi sustav za naplatu, vjerojatno imate problema s pamćenjem kada ste plaćeni. FreshBooks uklanja taj problem i pruža okno izbornika s neplaćenim plaćanjima i povijesnim plaćanjima kako biste znali kada dolazi novac. A ako ste zabrinuti za izgled vaše fakture, možete je prilagoditi na bilo koji način, pa čak i unijeti logotip vaše tvrtke.

FreshBooks je veliki alat za fakturiranje koji mi se zapravo sviđa bolje od značajke ugrađene u QuickBooks. FreshBooks je jednostavna, pristupačna, i što je najvažnije, korisna je.

Pratite zaposlenike s InOut Board

Želite li znati kada vaši zaposlenici ulaze u ured? Želite li znati kad odlaze noću? Ako je tako, ne tražite dalje od online verzije InOut Board-a.

InOut Board prati status zaposlenika (bez obzira jesu li u uredu), pohađanje, kalendare, pa čak i njihove telefonske poruke uz pomoć besplatnog agenta za praćenje koji se temelji na sustavu Windows. Alat također uključuje platformu za razmjenu izravnih poruka na razini cijele tvrtke, tako da zaposlenici vaše tvrtke mogu međusobno razgovarati bez upotrebe usluga kao što su AIM ili Google Talk.

Nakon postavljanja, InOut Board će vam omogućiti da dodate zaposlenike u sustav i počnete pratiti njihov status. Kada zaposlenici uđu u ured ujutro, mogu unijeti vrijeme u koje su stigli i koristiti InOut Board da stalno ažuriraju sustav o tome što se događa u njihovom danu. Menadžeri također mogu potajno pratiti status zaposlenika kako bi bili sigurni da rade i ne rade stvari koje ne bi trebali raditi u uredu. Ne volimo ovu značajku.

InOut Board je idealan alat za praćenje za malu tvrtku jer je lagan i pruža osnovne informacije koje zahtijevaju menadžeri. Online verzija je besplatna 30 dana i ako odlučite da je želite koristiti, morat ćete platiti 9, 95 USD mjesečno za 10 korisničkih licenci ili do 349, 95 USD mjesečno za 2000 korisničkih licenci.

Trenutno za komunikaciju zaposlenika

Trenutno je, zbog nedostatka bolje analogije, Twitter s grupama, za tvrtke. Smatramo da je to najbolji proizvod "radnog Twittera".

Trenutno pruža tvrtkama alate potrebne za stvaranje vlastitih mreža za mikroblogiranje u uredu, a menadžerima omogućuje da sve korisnike razdvoje u skupine. Drugim riječima, tvrtke mogu upravljati menadžmentom u jednu skupinu, a zaposlenici na nižim razinama u druge, tako da se razgovori mogu voditi između članova bez brige da se pridruže neželjeni zaposlenici.

Jednom kada se trenutno rasporedi u uredu, zaposlenici koji se prijave za njega automatski će se premjestiti u određene skupine. Svi mogu razgovarati na javnom forumu, sprijateljiti se s drugim zaposlenicima i uživati ​​u iskustvu tvrtke koje je slično Twitteru. U mom testiranju, stvaranju grupa i razgovoru s drugima bilo je jednostavno i implementacija nije mogla biti lakša: korisnici se moraju prijaviti, pridružiti se računu te tvrtke i spremni su za pokretanje.

Ali za razliku od Twittera, trenutno nije nužno besplatno. Ako želite najjednostavniji skup značajki, za sada nećete morati platiti ni novčić. Ali ako tražite napredne administrativne značajke i mogućnost trenutnog instaliranja na lokalnu mrežnu infrastrukturu, tvrtka naplaćuje 1 USD po korisniku mjesečno.

Za sve vaše račune uloženo je obuće

Jedan od najvažnijih aspekata vođenja tvrtke je praćenje primitaka, tako da možete biti sigurni da ćete u porezno vrijeme spremno podnijeti točne povratne informacije. A Shoeboxed će vam pomoći u tome.

Shoeboxed je jedinstven u ovom skupu jer zahtijeva nešto što drugi ne rade: neka offline aktivnost. Da biste mogli koristiti uslugu, morate poslati Shoeboxed račune ili posjetnice tvrtki putem pošte. Kada tvrtka primi vaše račune, skenirat će ih na vaš račun i učiniti ih dostupnim na mreži, tako da ih nećete izgubiti. To je uredna ideja i ona koju ne biste smjeli zanemariti ako imate problema s sjećanjem gdje stavljate svaku potvrdu.

Ali postaje bolje. U posljednjih nekoliko tjedana, Shoeboxed je inked bavi tvrtkama kao što su Evernote, FreshBooks, i drugi koji vam omogućuju da povežete svoja dva računa i pošaljete svoje račune izravno na navedene usluge. Poslao sam nekoliko potvrda na FreshBooks kroz Shoeboxed i shvatio da je to u smislu računovodstva idealan način za praćenje moje operacije.

Kao i ostali, Shoeboxed nudi besplatnu inačicu ako želite manje funkcionalnosti i oglasa, ali to zapravo i nije najbolja opcija. Tvrtka također nudi lite, klasične i poslovne verzije, koje su po cijeni od 9, 95, 19, 95 i 49, 95 dolara. Svaka nudi gore navedene značajke, ali se razlikuju ovisno o ograničenju broja računa koje će tvrtka skenirati. Koristim verziju od 19, 95 dolara, jer mi je to najkorisnija. Ako imate veliku tvrtku, razmislite o upotrebi verzije od 49, 95 USD.