Budite iskreni prema sebi. Koliko često radite samo jednu stvar u isto vrijeme?

Provjerite e-poštu na telefonu tijekom sastanaka? Odjednom se nađete da provjeravate Facebook i Twitter umjesto da nadoknadite posao?

Čak i sada, dok ja najgore pokušavam napisati ovo djelo tako što ću zadatku posvetiti punu pozornost, moj mozak moli da provjerim Facebook, osvježavam svoju pristiglu poštu, provjeravam svoje Twitter @ dijelove i odgovaram na tekstualnu poruku koju ne želim odgovoriti bilo kako.

Kako tvoj mozak radi protiv tebe

Iako su neki sigurni da su savršeno dobri multitaskeri, vjerojatnije je da ćete dovršiti zadatak ako se obavezujete učiniti jednu stvar u isto vrijeme.

Međutim, fokus nije jedino pitanje - borba za temeljito i pravovremeno izvršavanje zadataka često se može pripisati nečemu što se gotovo svaka osoba može odnositi na: odugovlačenje.

Prema nedavno objavljenom desetogodišnjem studiju profesora u Haskayne School of Business, distrakcija, nesklonost zadatku i impulzivnost glavni su prediktori odugovlačenja.

Zvuči poznato? Krivac je vaš blizak prijatelj - zove se Internet.

Oni koji mnogo rade na stolu i na računalu stalno se nose s potrebom da izbjegnu zadatke vezane uz posao i pobjegnu u šareni svijet videozapisa na usluzi YouTube, vijesti u stvarnom vremenu, društvene klubove i sve druge aktivnosti koje bi pružiti trenutačnu sreću nad usporedno negativnim zadacima koji se traže.

Problem je u tome što ste savršeno svjesni da će vam najviše pomoći da odmah provjerite tu stavku s popisa obveza, ali još uvijek ne počinjete.

Prolaze sekunde, minute, sati dok sat ne udari dva i još morate temeljito završiti zadatak. I ne radi se samo o poslu - kućanskim poslovima, poslovima i sporednim projektima - također su pogođeni tim neugodnim navikama.

Laura Shin iz Lifehacker-a nedavno se pozabavila ovom temom i propovijedala logiku koju nitko od nas ne želi čuti:

"... kada gledamo ljude koji su sposobni 'učiniti više' nego mi, često je to jednostavno zato što bolje upravljaju svojim vremenom. Jedan od naših najvećih izazova kada je u pitanju kapitalizacija na vrijeme: Mi zapravo ne znamo kako ga trošimo. "

Pristup u tri koraka kako bi bio produktivniji

Jednostavno odlučivanje o boljem upravljanju vremenom nije dovoljno. Kao što smo otkrili, dobra gomila nas je ožičena da odgodimo zadatke - uključujući i zadatak da učinkovitije upravljamo vremenom.

Najbolji način za učinkovitije trošenje vremena može se podijeliti na pristup koji se bori s nekim problemima povezanim s nezdravim multitaskingom i odugovlačenjem: upravljanje zadacima, fokusiranje i pažljivo korištenje vremena.

Korak 1: Koristite popis obveza na pravi način

Postoji beskrajan savjet o "pravom" načinu stvaranja i upravljanja popisima zadataka. Ovi sustavi - koji mogu biti jednostavni kao ljepljiva bilješka, ili složeniji kao "GTD" metoda - nikada nisu čarobni metak, ali mnogi se često temelje na istim načelima:

Zapisati. Budi precizan. Potvrdite (a ponekad i nagradite) uspjeh.

Jedini je problem što se često toliko bavimo sastavljanjem popisa zadataka, da čak i ta aktivnost postaje način odugovlačenja.

Wunderlist (Mac, iOS i Android) je čista, dobro osmišljena aplikacija popisa zadataka koja vam omogućuje da postignete sve gore navedeno bez papira.

Kada unesete zadatak, od vas će se tražiti da uključite i podzadatke. Koristite ove podzadatke kao radnje. Tako, na primjer, ako je vaša primarna stavka "učini kuću besprijekornom", vaši pod-stavci mogu uključivati ​​"podne obloge", "mijenjati listove" i "odlagati posuđe".

Navodeći specifičnu akciju koju trebate izvršiti da biste dovršili zadatak, veća je vjerojatnost da ćete to učiniti.

Dok dovršavate ove podzadatke, označite ih u Wunderlistu dok ne završite glavni zadatak. Kada je sve rečeno i učinjeno, aplikacija će arhivirati dovršene zadatke, omogućujući vam da na prvi pogled potvrdite svoje uspjehe.

Korak 2: Vrijeme svaki zadatak

Koliko vam je vremena potrebno da ujutro očistite svoju pristiglu poštu ili napišete taj prijedlog? Ako ste jedan od mnogih koji dopuštaju stavkama popisa zadataka da se natječu s ometanjima, mogli biste trošiti sate produktivnosti.

Za borbu protiv tih navika pratite koliko vremena ćete potrošiti na svaki zadatak. Na taj način ćete stvoriti dovoljno pritiska kako bi vas prisilili da se usredotočite na zadatak i omogućite da procijenite koliko učinkovito koristite svoje vrijeme. Evo nekoliko jednostavnih i dostupnih načina za praćenje vremena provedenog:

• Držite jednostavnu proračunsku tablicu . Da biste koristili ovu metodu, napravite osnovnu tablicu s dva stupca u nečemu poput Google Dokumenata, Evernote ili čak Excel. Zatim pomoću ugrađene štoperice na telefonu zabilježite vrijeme koje je potrebno za dovršetak svakog zadatka. Alternativno, napravite tablicu od tri stupca i zabilježite početno i završno vrijeme.
• Koristite aplikaciju kao što je Toggl. Ova besplatna aplikacija za iOS, Android i radna površina pojednostavljuje proces praćenja vremena. Sučelje je minimalno, dajući vam alate za opisivanje aktivnosti i pokretanje timera. Kada dovršite zadatak, zaustavite ga i bit će dodan u dnevnik.
• Sve-u-jednom: RescueTime. Ova robusna stolna i mobilna aplikacija eliminira veći dio ručnog rada, automatski prati i bilježi kako provodite svoje vrijeme. Usluga, koja ima plaćene i besplatne verzije, čak ide i do blokiranja web-mjesta koje ometaju dok rješavate važan projekt.

Korak 3: Umutite mozak u fokusiranje

Znanost je iznova i iznova pokazala da, iako se ne možete upuštati u zvukove na radnom mjestu, ti ambijentalni zvukovi su kronični stresori tijekom vremena. Čavrljanje, žvakanje i tipkanje mogu negativno utjecati na vašu sposobnost da budete produktivni i usredotočeni na zadatak.

Tamo dolazi aplikacija kao što je White Noise (Android, iOS). Ispunjavanjem ušiju ambijentalnom bukom (poput ružičastog šuma, bijelog šuma, ili čak zvuka poput tekuće vode), drugi zvukovi se ispiru, omogućujući vam da se fokusirate na svoje zadatak.

Zanimljivo je da je softverska tvrtka Autodesk eksperimentirala s emitiranjem ružičaste buke preko zvučnika u svojim uredima. Iako je nejasno da li se produktivnost povećala, uredsko brbljanje bilo je mnogo očitije kada je ružičasta buka privremeno onemogućena.

Dakle, pokušajte ovo: svaki put kada započnete zadatak, uključite se u ambijentalnu buku koristeći aplikaciju kao što je White Noise ili web-mjesto poput SimplyNoise.com. Zatim, kada završite s zadatkom, isključite zvuk.

Ne samo da ćete žeti prednosti zatvaranja zvukova u uredu, već će vam i ružičasta buka dati znak da je vrijeme da budete produktivni.

Sada je tvoj red

Nipošto nije to formula ili čarobni sustav koji obećava da će riješiti sve vaše probleme s upravljanjem vremenom. Ali neke kombinacije ili prilagodbe gore navedenih prijedloga trebale bi ozbiljno poboljšati vašu produktivnost. Eksperimentirajte s različitim metodama i nemojte se bojati probati nešto novo - samo nemojte trošiti previše vremena na njega.

Imate li najbolje prakse za povećanje produktivnosti? Podijelite svoje metode u komentarima.