Lakše je nego ikad provjeriti jesu li kopije vaših najvažnijih zapisa, dokumenata, fotografija, videozapisa i drugih osobnih podataka dugo čitljive / vidljive / reproducirane nakon što su hardver i softver koji se koriste za stvaranje datoteka ugrizli prašinu.

Četiri ključa za sigurno arhiviranje podataka su odabir formata datoteka koji neće postati zastarjeli, upotreba medija za pohranu koji se neće pogoršati ili postati nedostupni, napraviti više kopija pohranjenih odvojeno i redovito provjeravati arhivirane podatke kako bi se osiguralo da je i dalje čitljiva.

Nemojte se zaglaviti u zastarjelim formatima podataka

Većina datoteka koje želite arhivirati vjerojatno su u vlasničkim formatima, kao što su .doc, .xls i .ppt za Word, Excel i PowerPoint. Unatoč sveprisutnosti softvera i usluga koje vam omogućuju čitanje i uređivanje Officeovih datoteka bez Officeove aplikacije za njihovo stvaranje, ovi formati će jednog dana postati zastarjeli - možda prije nego što mislite.

Čak i ako arhivirate datoteke u njihovim izvornim vlasničkim formatima, dobro je spremiti drugu verziju datoteka konvertiranu u format otvorenog standarda. To je pristup koji se temelji na arhivskoj službi za arhiviranje podataka otvorenog izvora, koja održava izvorni format datoteke, ali i pretvara datoteke u odgovarajuće formate "očuvanja" i "pristupa".

Na primjer, Archivematica-jevi planovi za očuvanje medija konvertiraju .doc, .rtf i .wpd datoteke za obradu teksta u XML-temeljen Open Document Format (ODF) za očuvanje i Adobe PDF za gledanje. Isto tako, sustav sprema .bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .psd, .tga i .tiff rasterske slikovne datoteke kao nekomprimirane TIFF-ove za očuvanje i JPEG datoteke za gledanje.

Sustav Archivematica je još uvijek u razvoju, ali možete preuzeti alfa verziju besplatnog softvera za arhiviranje za korištenje na virtualnom uređaju, Live USB ključu ili Live DVD-u.

Da bismo to ponovili, najbolji način da osigurate da će vaše arhivirane datoteke biti čitljive, a da pritom zadrže izvorno oblikovanje i druge atribute, spremite ih u njihovom izvornom formatu iu barem još jednom generičkom, otvorenom formatu. To vam omogućuje otvaranje, pregledavanje i uređivanje datoteka u programu koji se koristi za njihovo stvaranje, ako je dostupan, i pristup podacima u osnovnijem obliku ako vlasnički softver nije dostupan.

Pronađite medij za pohranu s nogama

Ako se pitate koliko će dugo trajati podaci na vašim CD-ovima i DVD-ovima, niste sami. Čak se ni stručnjaci ne mogu složiti oko očekivane dugovječnosti optičkih medija - a isto vrijedi i za magnetne vrpce i diskove. (X Lab nudi detaljnu raspravu o dugovječnosti optičkih medija, uključujući kratak opis ISO standarda za testiranje optičkih medija.)

Opći konsenzus je da bi CD-R trebali trajati 30 do 50 godina, DVD-R manje od toga, a CD-RW i DVD-RW još manje. Isto tako, može se očekivati ​​da će trake i tvrdi diskovi biti čitljivi 10 do 30 godina, dok prijenosni diskovi, USB pogoni i drugi solid-state uređaji za pohranu mogu preživjeti pola tog vremena, možda.

Ali to su samo brojevi. Tko želi vjerovati njihovim važnim podacima? Činjenice su da bilo koji medij za pohranu može propasti u bilo kojem trenutku. Zbog toga trebate arhivirati podatke na više medija i redovito provjeravati svoje arhive radi kvarova (više o ovim točkama u nastavku).

Dvije moje najdraže arhivske pohrane su najstarije i najnovije: papir i online. Dok tiskanje vaših arhiva nije ekološki prihvatljivo, teško je pobijediti očekivani životni vijek ispravno pohranjenih papirnatih zapisa. Naravno, pronalaženje određenih datoteka u papirnoj arhivi može biti izazov, a papirne zapise nije lako pretvoriti.

Ako su pretraživost i jednostavna dostupnost važni, arhivi podataka na mreži su dobar izbor. Usluge kao što su SpiderOak i Microsoftov SkyDrive olakšavaju pohranjivanje kopija važnih datoteka u oblaku gdje ih se može preuzeti iz bilo kojeg preglednika. (Opisao sam SpiderOak i dvije druge besplatne usluge za pohranu na mreži u postu od lipnja 2009.)

Više od jedne arhive, više od jednog mjesta

Pohranjivanje arhive podataka na mreži krši dva pravila sigurne pohrane: nemate fizički pristup hardveru na kojem su datoteke pohranjene, a podložni ste financijskom zdravlju usluge koju upotrebljavate. Ako usluga padne, ne postoji jamstvo da ćete moći dohvatiti svoje podatke i morate se pouzdati u sposobnost usluge da održava i stvara sigurnosne kopije svojih poslužitelja za pohranu.

Ključ je izbjeći stavljanje svih vaših arhivskih jaja u jednu košaru. Koristite kombinaciju medija i vrsta datoteka pri arhiviranju važnih podataka kako biste povećali vjerojatnost da će informacije biti dostupne u budućnosti. Kako su novi arhivski mediji razvijeni i dokazani kao praktični, pretvorite vašu arhivu u jedan od tih oblika.

Još jedno vrlo važno pravilo za arhivsko pohranjivanje: uvijek pohranite barem jednu kopiju arhiviranih podataka negdje drugdje nego u vaš dom ili ured. To je jedno od područja gdje je pohrana na mreži korisna.

Zakažite redovne arhivske preglede

Posljednjih nekoliko godina provodim dobar dio svog slobodnog vremena koristeći besplatni audio softver Audacity kako bih pretvorio nekoliko tisuća pjesama na nekoliko stotina audio kaseta u MP3. Neke od kaseta napravljene su još sredinom 1970-ih, ali većina ih potječe iz 1980-ih i ranih 1990-ih.

Većina kaseta kupljenih u mojoj kolekciji sada se ne može reproducirati, ali sam imao puno više sreće s kućnim snimkama. Zapravo, jedna kaseta koju sam snimio 1976. proveo je dobar dio svog ranog života pohranjen u mojoj staroj VW bug-u - preko ledenih temperatura i žestokih vrućina - ali zvučao je potpuno novo kad sam njegove pjesme pretvorio u digitalnu (hvala, TDK !)

Kada je riječ o važnim digitalnim datotekama, ne možete vjerovati u sreću. Upadnite u naviku redovito otvarati pregršt datoteka u različitim arhivama. Ako nisu dostupni, iskopajte jednu od drugih sigurnosnih kopija i napravite još jednu arhivsku kopiju koristeći poznate i dobre verzije datoteka. Uostalom, sve što vrijedi spasiti vrijedi dobro čuvati.